ด้าน รศ. ดร.พงษ์พิสิฐ วุฒิดิษฐโชติ หัวหน้าภาควิชาการบริหารเครือข่ายดิจิทัลและความมั่นคงปลอดภัยสารสนเทศ คณะเทคโนโลยีสารสนเทศและนวัตกรรมดิจิทัล มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ กล่าวว่าจากประสบการณ์การทำงานและสิ่งได้พบ ความเข้าใจผิดเกี่ยวกับงานไอทีในมหาวิทยาลัยดิจิทัลคือคิดว่าการมีเทคโนโลยีหรือสอนเทคโนโลยี มีเงินซื้อของล้ำ ๆ แล้วมหาวิทยาลัยจะเป็น Digital University “จริง ๆ แล้วดังที่ ผศ. ดร.เด่นพงษ์กล่าว งานไอทีน่าจะเป็นแค่ 1 ใน 3 เพราะการบรรลุเป้าหมายได้ จำเป็นที่จะต้อง ‘บริหารบุคลากร’ ให้เข้าใจ ให้มีความทันสมัย ยอมรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ และมีกระบวนการทำงานร่วมกันระหว่างแต่ละส่วนงาน

“ตอนนี้เรามีเทคโนโลยี แต่พอเรามีเทคโนโลยีของเรา เราจะส่งต่อไปให้อีกที่หนึ่ง อีกที่หนึ่งอาจจะรับข้อมูลเราไม่ได้ แล้วเอาไปใช้ต่อไม่ได้อีก ก็จะเป็นปัญหาว่าเราต้องมากรอกข้อมูลกันซ้ำ ๆ และกรอกข้อมูลที่ผิดไปเรื่อย ๆ

“อีกเรื่องหนึ่งที่มองว่าจริง ๆ อาจจะต้องยกไปเป็นเรื่องแรก ๆ คือกฎระเบียบที่ต้องทันสมัยและเหมาะสมกัน เพราะอุปสรรคหนึ่งของเราคือเราติดด้วยกฎระเบียบ เทคโนโลยีเราไปไกลมากแล้ว แต่ระเบียบทั้งทางราชการเอง หรือมหาวิทยาลัยที่ออกนอกกำกับแล้ว บางอย่างยังเหมือนราชการ เหล่านี้เป็นอุปสรรคที่ทำให้งานไอทีไม่สามารถเดินต่อไปได้”

มีเทคโนโลยีอย่างเดียวจึงไม่เพียงพอ

“ต้องนำเทคโนโลยีนั้นมาใช้ร่วมกัน เพื่อลดเวลา ลดความซ้ำซ้อนต่าง ๆ นี่คือประเด็นแรกเกี่ยวกับความเข้าใจผิดของงานไอทีใน Digital University”

ความร่วมมือของงานไอทีกับส่วนงานต่าง ๆ เพื่อเปลี่ยนแปลงมหาวิทยาลัยไทยสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล

“ความร่วมมือก็คือเป้าหมายเดียวกัน” ผศ. ดร.เด่นพงษ์กล่าว “อย่างมหาวิทยาลัยขอนแก่นมียุทธศาสตร์ในการบริหารจัดการประมาณ 11 ยุทธศาสตร์ ในนั้นจะมียุทธศาสตร์ที่เป็นแนวตั้ง (Vertical) มีความเป็นไซโลอยู่ในตัว ประมาณ 8-9 ตัวทีเดียว เรียกว่าเป็นส่วนใหญ่ที่ทำงานกันเอง ไม่มีรองอธิการกำกับดูแล การแสวงหาความร่วมมือจึงต้องมีคนที่ทำ Horizontal ซึ่งมีหลายคนที่ทำได้ ตั้งแต่คนที่เป็นเรื่องของกฎหมาย ต้องเข้าไปช่วยเขาทุกด้าน คนที่เป็นเรื่องของดิจิทัลอย่างผม เรื่องของ Operation เรื่องของ QA เรื่องของ Quality ฯลฯ กลุ่มนี้จะเป็นงานที่เป็น Horizontal คือต้องไปแตะกับทุกส่วน”

เมื่อวางเป้าหมาย เช่น เรื่อง Digital Transformation ทุก ๆ ยุทธศาสตร์ขององค์กรจำเป็นที่จะต้องมีดิจิทัลอยู่ในนั้น “ถ้าเมื่อไรก็ตามที่อีก 10 ยุทธศาสตร์ของมหาวิทยาลัยขอนแก่นบอกว่าทำ Digital Transformation อยู่ในตัวแล้ว นั่นคือเพอร์เฟกต์ สามารถตัดยุทธศาสตร์ Digital Transformation ทิ้งได้ เพราะการที่ทุก ๆ ยุทธศาสตร์ขององค์กรมีการทำ Digital Transformation นั่นคือเกิดความร่วมมืออยู่แล้ว Cross กันไปทุกที่อยู่แล้ว” ผศ. ดร.เด่นพงษ์อธิบาย “แต่ในปัจจุบันยังไม่เป็น จึงยังมีภาพของความเป็น Digital Transformation Strategy ที่ต้องมาช่วยในการที่จะขับเคลื่อน ผมทำหน้าที่วางเป้าหมายว่าเราจะเปลี่ยนองค์กรจาก As Is ปัจจุบันที่เป็น Bureaucratic ซึ่งมีลักษณะไซโลเยอะ ให้เป็น Agile Organization ที่ปรับตัว ยืดหยุ่น เปลี่ยนแปลง ทำงานด้วยกัน และพร้อมที่จะเรียนรู้อยู่ตลอดเวลา

เมื่อเห็นเป้าแล้วว่าหลังจากนี้ต่อไปมหาวิทยาลัยขอนแก่นจะ Digital By Design Approach หมายความว่าทุก ๆ งานที่ทำ ให้คิดก่อนว่าต้องมีดิจิทัล ต้องเริ่มวิธีคิดแบบดิจิทัล ไม่ใช่วิธีคิดแบบกระดาษ ไม่ใช่วิธีคิดแบบลำดับชั้น Bureaucratic กล่าวคือ คิดแบบดิจิทัลโดยการนำใครมาเป็นลูกค้า หรือเป็นเป้าหมาย เพราะฉะนั้นทุกงานจึงทำได้ทั้งหมด

คิดแบบไม่ต้องดูว่ามีอุปสรรคอะไร

“ถ้าจะใช้ดิจิทัล แล้วเจอว่าตรงนี้ต้องแก้ บอกมาเลย เดี๋ยวจะหาคน หาทีม หาทำ ไปแก้ให้มันทะลุและไปได้”

วิธีแสวงหาความร่วมมือคือสร้างความมั่นใจ

“ทำให้เขาไม่กลัวที่จะต้องทำ และทำให้เขามั่นใจว่าเขาจะทำตรงนี้ได้แน่นอน ถ้าเรามีเป้าเดียวกัน ผมมองวิธีแสวงหาความร่วมมืออยู่ที่เป้าในการที่จะเดิน”

รศ. ดร.พงษ์พิสิฐกล่าวว่า ในมุมมองของการเป็นที่ปรึกษาหน่วยงานต่าง ๆ สิ่งหนึ่งคือจะต้องมีเป้าหมายร่วมกันก่อน ทั้งนี้เรื่องการจะนำไปใช้จริงในโลกที่แสดงเป็นรูปออกมาเป็น Framework ของการที่จะบรรลุเป้าหมาย ดังเช่นที่ ผศ. ดร.เด่นพงษ์ได้กล่าวและทำนั้น คือต้องคิดถึงผู้มีส่วนได้เสีย “อย่างที่อาจารย์บอกว่าลูกค้าเราคือใคร เขาอยากได้อะไร ‘Stakeholder Drivers And Needs’ จากนั้นองค์กรหรือมหาวิทยาลัยมากำหนดเป้าหมายอะไร เป้าหมายนี้มีผลอย่างไร เป้าหมายนี้มีผลทำให้เกิด Alignment Goals เหมือนที่อาจารย์บอกว่าต่อไปจะทำโครงการอะไรใด ๆ ต้องคิดว่าจะเป็นดิจิทัลได้อย่างไรบ้าง ไม่ใช่คิดแต่ว่ามันติดปัญหาอะไร เพราะฉะนั้น Alignment Goals ก็คือทำอย่างไรถึงจะบรรลุเป้าหมายการเป็นดิจิทัลได้”

Governance And Management Objectives ในมุมของ Framework COBIT

“COBIT คือ Framework Enterprise Governance Of Information And Technology คีย์เวิร์ดดังที่อาจารย์ดนัยรัฐ (อาจารย์ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี ผู้ดูแลโครงการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไทยสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัล) ได้พูดไว้ว่าอย่ามองแค่ I-T เป็น Information Technology แต่มันคือ Information And Technology ใด ๆ ก็ได้”

เมื่อมีวัตถุประสงค์ จะหยิบอะไรมาทำเพื่อตอบโจทย์ให้กับผู้มีส่วนได้เสียแล้ว ก็ต้องคิดว่าในระบบมีกระบวนการ (Process) มีอะไรต้องปรับปรุง ทั้งนี้กระบวนการที่ดีจะต้องมี KPI หรือ Matrix ในการชี้วัด รวมถึงแนวทางที่อาจไม่ได้เป็นปัจจุบัน อาจเป็นสิ่งที่อยากไป คือ การปรับโครงสร้างองค์กรให้มีความทันสมัย ให้สอดคล้องกับสิ่งที่จะเป็น เพราะบางเรื่องอาจเป็นระบบที่องค์กรไม่ได้เชื่อมต่อกับโลกข้างนอก

“เรื่อง Culture, Ethics and Behavior ก็อาจเป็นสิ่งที่มหาวิทยาลัยยังยึดติดกับระบบราชการเดิม ๆ วิธีการเดิม ๆ วัฒนธรรมวิธีการทำงานเดิม ๆ ว่าการเป็นมหาวิทยาลัยรัฐ ยังได้รับเงินสนับสนุน ยังมีชื่อเสียง ยังมีนักเรียนมาเรียน จึงยังทำเหมือนเดิมได้ โดยที่มีการพัฒนาเพียงบางส่วน แต่โลกเปลี่ยนไปแล้ว มหาวิทยาลัยมีคู่แข่งมากมาย มหาวิทยาลัยจึงไม่สามารถที่จะทำเหมือนเดิมได้

“งานไอทีเป็นเพียงแค่ 1 ใน 7 องค์ประกอบ (1. Process 2. Organizational Structures 3. Principles, Policies, Procedures 4. Information 5. Culture, Ethics and Behavior 6. People, Skills and Competencies 7. Services, Infrastructure and Applications) ที่จะทำให้บรรลุเป้าหมาย กล่าวคือ ระบบงานไอที Services, Infrastructure and Applications ที่มีอยู่นั้นเพียงพอไหม อินเทอร์เน็ตเร็วแล้วอย่างไร อินเทอร์เน็ตเร็วแต่แอปพลิเคชันหลังบ้านไม่มีให้บริการอะไร หรือแอปพลิเคชันดีแต่อินเทอร์เน็ตใช้ไปเดี้ยงไป หลุดบ่อย ๆ ก็ไม่มีอะไร เพราะฉะนั้น 7 องค์ประกอบนี้จะต้องนำมาร่วมกัน เพื่อที่จะทำให้ตอบโจทย์องค์กร”

อย่างไรก็ตาม รศ. ดร.พงษ์พิสิฐกล่าวว่า ทุกอย่างที่ทำต้องสืบทอดหรือย้อนกลับไปได้ว่ากิจกรรมนั้น ๆ ตอบโจทย์อะไรให้กับองค์กรและผู้มีส่วนได้เสีย หรือที่เรียกว่า Goals Cascade “ยกตัวอย่างเช่น ยุทธศาสตร์ชาติที่ว่าเราจะเป็นประเทศที่พัฒนาแล้วใน 20 ปี แต่ผมไม่รู้ว่าเราผ่านมากี่ปีแล้ว ผมว่าอย่างหนึ่ง โครงการที่ทำข้างล่าง ทั้ง อบต. อบจ. เหล่านี้ต้องตอบโจทย์ได้ เช่น ข่าวฉาวเรื่องการซื้อเสาไฟกินรี 20 ล้านไปตั้งข้างถังขยะ ไปตั้งข้างทางเดินที่ไม่มีคนเดิน ทำให้ประเทศไทยเป็นประเทศที่พัฒนาแล้วใน 20 ปีอย่างไร กับการนำเงินไปส่งเสริมให้มหาวิทยาลัยหรือวิทยาลัยเทคนิคต่าง ๆ ทำระบบ IoT หรือระบบต่าง ๆ ที่สามารถต่อยอด และขยายผล สร้างรายได้หรือนำไปส่งต่อให้กับหน่วยงานอื่นในราคาย่อมเยา และมีผลิตภัณฑ์ในประเทศ เพราะฉะนั้นทุกโครงการที่ทำควรต้องตอบกลับไปได้ว่าโครงการที่ทำนั้นตอบโจทย์อะไรของประเทศ ของมหาวิทยาลัยในความเป็นดิจิทัล”

เรื่องสิ่งที่ทำให้ตรงกับเป้าหมายนั้นเป็นสิ่งสำคัญ และต้องสามารถเชื่อมโยงกันไปมาได้

Lesson Learned ลองถูก-ลองผิด-เรียนรู้

แม้สถานการณ์การแพร่ระบาดของโรคติดเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด-19) จะเป็นวิกฤต หากก็เป็นจุดพลิกให้เกิดการขับเคลื่อนเดินหน้า หรือเป็นโอกาส โดยเฉพาะกับคนไอที ท่ามกลาง Digital Disruption ที่เกิดขึ้น “ปี 2019 เราสร้าง Digital Environment กันเต็มไปหมด หลังจากนั้น ในปี 2021 เป็นโอกาสดีมากที่ได้ทำต่อ ช่วง 2-3 ปีที่ผ่านมา มีทั้ง Loss มีทั้ง Gain ส่วนที่ Gain ก็คือ Demand คือ คนมีความต้องการอย่างมากในการที่จะใช้ดิจิทัล จากเดิมที่ต่อต้าน เช่น อย่าเอามาให้เซ็นดิจิทัลนะ ไม่เชื่อหรอกว่ามันจะแก้ไขไม่ได้ จะแฮ็กไม่ได้ พอถึงเวลา ไม่อยากแตะกระดาษ เซ็นดิจิทัลกันโดยไม่มีคำถามอะไรเลย ไม่ต้องอธิบายอะไรกันมาก เรียกว่ามี Demand เรื่องการใช้ดิจิทัลอย่างมาก” ผศ. ดร.เด่นพงษ์เล่า “ตัวที่มาช่วยอย่างมาก คือ ลดความกลัวที่หายไปในเรื่องของการใช้ดิจิทัล ผมใช้คำว่า Elimination คือ ลบล้างหายเกลี้ยง ขณะเดียวกัน เราถือโอกาสนั้นลุยกันเต็มที่ อัด Digital Technology กันเข้ามา ก็เกิด Overwhelm แอปพลิเคชันเต็มไปหมด ในเวลานั้นก็ไม่แปลก แต่ระยะยาวอาจจะแปลกว่าถ้าเต็มไปหมดขนาดนี้จะเกิดอะไรขึ้น และด้วยความที่ต้องการแบบเร็ว นั่นจะเป็น Digitization มากกว่าที่จะเป็น Digitalization ก็รับได้ เพราะจะต้องมีพัฒนาการแบบนี้”

ด้วยนโยบายของสถาบันคลังสมองของชาติในการสนับสนุนและผลักดันให้มหาวิทยาลัยต่าง ๆ ในประเทศเดินหน้าสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลเต็มรูปแบบ มหาวิทยาลัยขอนแก่นเองเล็งเห็นโอกาสว่าเป็นช่วงเวลาที่เหมาะสม และมุ่งปรับองค์กรอย่างเป็นระบบภายใต้แนวคิด Digital By Design “คนจะเข้าใจไม่เข้าใจ ตอนแรกก็ขอให้งง ๆ ไว้ก่อนว่ามันคืออะไร ว่าเขาจะทำอะไรกัน การที่เขาสงสัยว่าทำอะไรกันคือจุดเริ่มแล้วในการที่เขาอยากรู้ว่าเราจะทำอะไร”

เป้าของ Digital By Design คือ Customer Centric ดูว่าคนที่ใช้งานหรือลูกค้าเป็นแบบไหน มีความต้องการอะไร ดีไซน์ไปเพื่อประสิทธิภาพของคนเหล่านั้น ขณะเดียวกันจะไม่ทิ้งเรื่องความเป็น Digital Citizen ของทั้งบุคลากรและคน ซึ่ง ผศ. ดร.เด่นพงษ์ย้ำว่า หากไม่ทำเรื่องดังกล่าว จะกลายเป็นปัญหาและอุปสรรคในระยะยาวได้

“Digital By Design รูปแบบหนึ่งที่เราพยายามทำ เช่น การเดินทางกันไปไหน ไม่ว่าภาคธุรกิจหรือมหาวิทยาลัย จะต้องมีคนเดินทาง ต้องเบิกจ่ายเงิน หรือต้องลาไปทำงานที่อื่น เรียกว่า การเดินทางราชการ เราดีไซน์ใหม่หมด ตั้งเป้าโดยสื่อสารง่าย ๆ ว่า จะไม่มีกระดาษ ที่น่าสนุกที่สุดก็คือกองคลังบอกว่าในเมื่อต้องเบิกจ่ายงบประมาณ จะไม่มีกระดาษได้อย่างไร ผมเห็นด้วยนะว่าต้องมีหลักฐาน แต่หลักฐานไม่จำเป็นต้องเป็นกระดาษ จึงวาง Process ตั้งแต่ต้น ทำออนไลน์หมด คนเดินทางก็เป็นคนขอ แบบฟอร์มยังมี กรอกข้อมูลว่าไปไหน ทำอะไร อย่างไร ซึ่งอยู่ในกฎระเบียบ เอามาใส่ในระบบ ให้เขาเห็นว่าสามารถตัดขั้นตอนได้หลายอย่าง จึงเกิดเหตุการณ์ที่ว่าคนของกองคลังมาช่วยดีไซน์ระบบ และเขาจะยกกฎระเบียบขึ้นมาทันทีว่าติดตรงนี้ ๆ ผมจึงบอกให้โน้ตไว้ เดี๋ยวจะทำไม่ให้ติด และชวนเขามาทำเรื่อย ๆ โน้ตไว้เรื่อย ๆ จนกระทั่งเราดีไซน์ในกระบวนการให้ไม่มีกระดาษจริง ๆ ทำดิจิทัล ทุกคน Digital Sign ตามมาตรา 26, 28 พ.ร.บ.ธุรกรรมอิเล็กทรอนิกส์ ทำความเข้าใจตรงกันหมด จนกระทั่งคนของกองคลังที่ตรวจเอกสารมาตลอด 30-40 ปี มาบอกว่า “แล้วหลังจากนี้พี่จะทำอะไร” ผมบอกว่านั่นแหละคือความสำเร็จของพี่ที่พี่พูดอย่างนี้ งานของพี่ต่อไปนี้คือให้คนอื่นมาทำได้อย่างที่ทำมาในช่วงระยะเวลาไม่กี่เดือนที่ผ่านมา นี่เป็นตัวอย่างหนึ่งที่เมื่อวางคอนเซปต์ไว้ว่าจะเดินแบบนี้ และได้ทลายกำแพงที่บอกว่าติดปัญหา ผ่านทะลุไปได้โดยไม่มีปัญหา เราดำเนินการอย่างมีเป้าหมาย และมาช่วยเขาทุกกระบวนการ ไป Blame เขาไม่ได้เด็ดขาด เขาทำงานมาแบบนั้นตั้งแต่เข้ามาทำงานวันแรก ถูกสอนมาอย่างนั้น เพราะฉะนั้นถ้าจะพาไปเปลี่ยน Leadership ต้องพาเปลี่ยน คนที่เป็น Leader ต้องพาเปลี่ยน ต้องมี Strong Commitment ว่าเราจะทำ และช่วยเขาทำ เป็นแบ็กอัปให้กับเขาในการที่จะทำ” ผศ. ดร.เด่นพงษ์ยกตัวอย่าง Success Story

รศ. ดร.พงษ์พิสิฐกล่าวสนับสนุน ผศ. ดร.เด่นพงษ์ ว่าเรื่องการปรับเปลี่ยนและบทบาทของผู้บริหาร ถือเป็นหัวใจสำคัญ “หากผู้บริหารไม่กำหนดทิศทาง ไม่ขับเคลื่อน ไม่มีทางเลยที่ Digital Innovation และ Digital University จะเกิดขึ้นได้ เพราะสุดท้ายแล้วหน่วยงานต่าง ๆ มักจะหยิบกฎระเบียบขึ้นมาอ้างกันก่อน ซึ่งจริง ๆ แล้วเราอาจเข้าใจกันผิดว่า กฎระเบียบมีไว้เพื่อทำให้การทำงานยากขึ้น แต่จริง ๆ แล้วกฎระเบียบมีเพื่อให้เป็น ‘แนวทาง’ ในการทำงาน”

สำหรับมหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือ รศ. ดร.พงษ์พิสิฐสะท้อนว่าเป็นแง่มุมเล็ก ๆ ที่มองว่าดีกว่าในอดีต “มหาวิทยาลัยของเรามีการขับเคลื่อนด้านดิจิทัลเช่นกัน อย่างที่รู้ว่าการขับเคลื่อนนั้นต้องต้องบริหารคน กระบวนการ เทคโนโลยี กฎระเบียบต่าง ๆ ซึ่งรวมทั้งปัจจัยภายในและภายนอก เพราะฉะนั้นจะทำอย่างไรให้ Workflow ในระบบการทำงานดีขึ้น สิ่งที่เจอจริง ๆ นั้นอาจจะยังห่างจากคำว่า Paperless แต่อย่างไรก็ตามมหาวิทยาลัยมีความพยายามที่จะลดกระดาษ” รศ. ดร.พงษ์พิสิฐเล่า “สิ่งหนึ่งที่ผมชอบมากและได้จับจริง ๆ คือ สมัยก่อนจะต้องกรอกระบบนักวิจัย และไปกรอกระบบประเมิน ไปจนถึงระบบอื่น ๆ อีกสารพัด คือ Multiple Input แล้วปรากฏว่าข้อมูลไม่ตรงกัน ตอนนี้มหาวิทยาลัยพยายามทำเป็น Single Point Of Data Entry & Data Exchange คือ ซึ่งทำให้สิ่งที่เราเคยกรอก รวมถึงเจ้าหน้าที่ที่อยู่ตามคณะของเราสามารถที่จะกรอกและนำไปใช้ที่ต่าง ๆ ได้”

“จริง ๆ ต้องขอบคุณโควิด ถ้าไม่มีโควิดคงไม่มีโอกาสที่จะประชุมออนไลน์ แม้จะประชุมแค่ 5 นาทีก็ตาม ผมจะต้องขับรถไกล ๆ ไปเพื่อประชุม 5 นาที โควิดทำให้นักศึกษาสามารถเรียนออนไลน์ได้ ซึ่งก็เหมือนกับทุกมหาวิทยาลัย สมัยก่อนการเรียนออนไลน์เป็นสิ่งที่ไม่สามารถยอมรับได้ มันไม่ถูกระเบียบ อะไรไม่รู้หลายอย่าง แต่ตอนนี้ผมคิดว่าเป็นจุดเริ่มต้น คือ การอำนวยความสะดวกให้นักศึกษาที่ไม่สะดวกจะมาเรียนได้ คนที่อยากมาเรียนออนไซต์ก็เรียนไป

“สิ่งที่มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือพยายามทำอยู่ คือ Single Entry แทนที่จะกรอกข้อมูลซ้ำ ๆ กัน ผมชอบมากคือระบบประเมินเลื่อนขั้นเงินเดือน ซึ่งไม่จำเป็นที่จะต้องมี Microsoft Word พรินต์ออกมา เพื่อกรอกสิ่งซ้ำ ๆ ที่ทำทั้งปี แล้วก็เอาไปส่งเพื่อให้ประเมิน ตอนนี้เวลาที่ไปอบรม หรือแม้แต่ลาต่าง ๆ จะมีการคีย์เข้าระบบ ซึ่งเป็นการลงข้อมูลครั้งเดียว แม้ว่า Single Entry จะยังไม่สมบูรณ์แบบ แต่เชื่อว่าจะดีขึ้นกว่าเดิม”

อีกเรื่องหนึ่งที่ รศ. ดร.พงษ์พิสิฐย้ำว่ามีความสำคัญมาก คือ เรื่องการสื่อสาร (Communication) และเล่าว่ามหาวิทยาลัยขาดการสื่อสาร เช่น การสร้างความตระหนักรู้ให้กับคนทำงานว่ามีระบบดังกล่าวข้างต้นหรืออื่น ๆ ให้ใช้ประโยชน์ได้ “องค์กรส่วนใหญ่มักจะคิดว่าสื่อสารไปแล้ว เช่น ส่งอีเมล จดหมายเวียน ประกาศหน้าเว็บไซต์ แล้วเขาจะรู้ จะเข้าใจตามที่สื่อสาร เอาความเป็นจริง บางทีผมเองก็ยังเปิดดูแบบผ่าน ๆ บางครั้งผมยังไม่รู้เลยว่าระบบทำอะไร เพราะฉะนั้นเราอาจต้องมีการสื่อสารแบบมีกลุ่มเป้าหมาย และหลายวิธีการมากขึ้น เรื่องของการลดความซ้ำซ้อน ลดกระบวนการต่าง ๆ น่าจะเป็นสิ่งที่เห็นได้ชัดในมหาวิทยาลัยของผมครับ”

Roadmap สู่ Digital University

“ผมมักจะพูดกับพวกเราในมหาวิทยาลัยเสมอว่า Digital Transformation มันคงไม่มีจุดจบหรอก มันเป็นเส้นทางที่เราต้องเดินไป เป็น Journey ที่ต้องพัฒนาเรื่อย ๆ โดยเฉพาะเมื่อเราเป็น Agile Organization มันมีการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นอยู่ตลอดเวลาบนโลกนี้ ถ้าองค์กรของเราสามารถเปลี่ยนแปลงได้ ปรับปรุงสิ่งที่เราทำอยู่ให้มันดีขึ้นเรื่อย ๆ อยู่ตลอดเวลา นั่นก็คือเป้าหมายแล้วละว่าความเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล คือ คนของเราทุกคนในวันข้างหน้าสามารถที่จะปรับตัว พร้อมกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อยู่ตลอดเวลา” ผศ. ดร.เด่นพงษ์กล่าว

คนจะต้องมององค์กรว่าพร้อมเข้าสู่เรื่องของการเปลี่ยนแปลงเสมอไม่ว่าเทคโนโลยีจะปรับอย่างไร

“ถ้าจะให้องค์กรเป็นแบบนี้ จะทำ Change Management วิธีการในการจัดการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในองค์กร Leadership จะต้องมาก่อน ต้อง Start With Top Executives คนที่ต้องเปลี่ยนคนแรกคือ Top Executives ต้องมี Strong Commitment ว่าเปลี่ยน ตอนนี้ยังได้ไม่ดี แต่ก็ยังทำต่อ ไม่ใช่ไม่ Learn ไม่ใช่ทิ้ง ไม่ยอมที่จะลืมอะไร ติดอยู่กับความสำเร็จในอดีตตลอดเวลา และทำนองเดียวกัน คือ ต้องเรียนรู้ และต้องเป็น Role Model เองด้วย

“อย่างหนึ่งที่ผมมักจะพูดกับผู้บริหารของมหาวิทยาลัยอยู่เสมอว่า เราเซ็นดิจิทัลกันนะ มหาวิยาลัยขอนแก่นโชคดีที่ทำได้มาระดับหนึ่ง ไม่ได้มองว่า 100% แต่คิดว่าทำได้เกิน 90% Leadership ต้องเห็น การทำ Change Management ต่อไปก็ง่ายขึ้น ผมมีสูตรที่จะคุยกับทีมบริหารว่าเราจะทำอะไรกัน ซึ่งไปยืมสูตรของเขามา คือ Digital Transformation เท่ากับ IT ซึ่งไม่ใช่ Information Technology IT คือ Individual Transformation และ BT คือ Business Transformation”

“เปลี่ยนวิธีการทำงานขององค์กรเลยครับ Business ของตัวเอง TT (Technology Transformation) เทคโนโลยีก็ต้องทำ ทิ้งไม่ได้ แต่สังเกตนะ มันคือ 1 ใน 3 บางทีไม่ถึงด้วยซ้ำ ตัวสุดท้ายที่จะเป็นตัวปัญหา อุปสรรค และเป็นตัวหาร คือ Fear ของคนในองค์กร ที่เราจะต้องทลายตัวนี้ออก ความสำเร็จจึงจะเกิดขึ้น

“Individual Transformation ก็คือ Mindset ของแต่ละคนว่าทำได้ Literacy เขาต้องได้ สร้างความมั่นใจให้เขาว่าเขาเป็นอย่างไร เขาอยู่ตรงนี้ได้ ปลอดภัย แม้จะอพยพเข้ามา ไม่ใช่เป็น Native ก็ทำได้ และผู้บริหารอย่าไปคาดหวังว่าเขาจะทำได้ทันที ถ้าผู้บริหารไม่สนับสนุนเขา มีเรื่องดี ๆ มาอบรมของคลังสมองฯ ผู้บริหารไปเสียเองหมด ไม่พาลูกน้องไปด้วยเลย แล้วตัวเองมาบอกว่าไปได้ยินได้ฟังมา แล้วคิดว่าลูกน้องจะทำเป็น เขาจะทำเป็นได้อย่างไร”

Business Transformation กฎหมาย กฎระเบียบ ต้องพากันทำ

ผศ. ดร.เด่นพงษ์อธิบายว่า Business หรือโฟลว์การทำงานจะเกิดทุก ๆ ไซโล จึงต้องปรับกระบวนการ นั่นคือ Business Transformation เปลี่ยนกฎเกณฑ์ เปลี่ยน SOP Lean Process นั้นจะอยู่ตรงนี้

ส่วน Technology Transformation เรื่องพื้นฐานต่าง ๆ ไม่ว่าจะอินเทอร์เน็ตต้องดี มีความพร้อมให้เข้าถึง มีซอฟต์แวร์ที่ดี ฯลฯ แต่บางอย่างกลายเป็น ‘ตัวคลิก’ ที่ไม่น่าเชื่อและจับต้องได้ทุกคน “ง่าย ๆ ที่เราทำกันล่าสุด คือ Virtual Card ต่อไปคนมหาวิทยาลัยขอนแก่นทุกคนต้องมี Business ที่เป็น Virtual Card ทุกคน 100% คนสวนก็มีได้ แต่ก่อนคนสวนจะไม่มีสิทธิ์ที่จะขอทำนามบัตร เบิกไม่ได้ แต่พอเป็นดิจิทัลปุ๊บ ทุกคนมีได้หมด เราจึงต้องมาสอนว่าจะใช้งานมันอย่างไร ทำให้ทุกคนมีส่วนร่วม ทุกคนสัมผัสได้ เป็นเรื่องเทคโนโลยีที่เข้าถึงที่ไม่ได้ไกลตัวเขา เข้าถึงได้”

Fear : การถูกแทนที่ด้วยโรบอต

“ต้องเอามาให้เขาเห็นบ่อย ๆ ว่าเขาไม่ได้ถูกแทน” ผศ. ดร.เด่นพงษ์กล่าวพร้อมเล่าถึงกรณีอาจารย์ที่ปรึกษาวิทยานิพนธ์ทั้งหลายตั้งคำถามว่าจะถูกแทนด้วยโรบอตหรือไม่ “ไม่ได้ มันต้องแทนไม่ได้ครับ” ด้วยเพราะมี AI มาช่วยในการวิเคราะห์เปเปอร์ให้ทั้งหมด สรุปออกมาอยู่ใน 100 คำได้อย่างรวดเร็ว เป็นต้น ผศ. ดร.เด่นพงษ์กำลังกล่าวถึงซอฟต์แวร์ที่ชื่อ SciSpace และอยากให้ทุกคนได้ทดลองเข้าไปใช้งาน

“การลดความกลัว คือ ต้องใช้มันให้เป็น และปรับปรุงตัวเอง ถ้าคิดว่าเรารู้ เราเปลี่ยนแปลงตัวเอง เราปรับปรุงตัวเองได้ การที่เราพัฒนาตัวเองอยู่เสมอนั่นแหละ คือ เป้าหมายสุดท้ายของความเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล”

เพราะไม่ใช่ดิจิทัลอย่างเดียว ทุกองค์กรนั้นต้องการให้คนในองค์กร และทุก ๆ เรื่อง ซึ่งสามารถที่จะเรียนรู้และปรับตัวตัวเองได้อยู่ตลอดเวลา

รศ. ดร.พงษ์พิสิฐกล่าวสนับสนุน ผศ. ดร.เด่นพงษ์ พร้อมย้ำชัดว่าบทบาท วิสัยทัศน์ และติดตามผลการดำเนินการของผู้บริหารนั้นมีส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อการผลักดันและขับเคลื่อน Digital University

“การมีระบบต่าง ๆ เกิดขึ้นในมหาวิทยาลัยแล้วคนในองค์กรต้องใช้ทั้งหมด ใน Workflow นั้นต้องใช้ทั้งหมด ถ้ามีใครสักคนใดคนหนึ่งไม่ใช้ สิ่งที่ทำมา คือ ศูนย์เปล่า”

การให้ความรู้ หรือการสร้างแรงจูงใจมีหลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับว่าจะทำหรือไม่

มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีพระจอมเกล้าพระนครเหนือก็มีการผลักดันด้วยตัวชี้วัดที่เป็นรูปธรรม และเน้นให้ผู้บริหารสูงสุดในแต่ละกระบวนการรับผิดชอบร่วมกัน โดยทางมหาวิทยาลัยมีเรื่องเป้าหมายที่จะเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล และมีจำนวนกระบวนการที่ต้องปรับเปลี่ยนให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัลมากมาย “ถามว่าทำไมเราต้องเป็นดิจิทัล เพราะบางทีปัญหาชีวิตของเรา คือ เวลาจะหาเอกสารหนึ่ง ได้มาปุ๊บบางทีมันก็หาย บางทีก็หาไม่เจอ แล้วก็ยังต้องไปเอาเอกสารนี้ที่เป็นกระดาษมาหาต่าง ๆ ค่อนข้างจะเสียเวลามาก เป็นต้น

“เดี๋ยวนี้เรายังสามารถใช้ Digital ID เชื่อมต่อกับธนาคาร เชื่อมต่อกับมหาวิทยาลัยต่าง ๆ ได้ ทำไมเราต้องมาเสียเวลาเหมือนเดิม นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ผมมองว่าก็ต้องมีการสืบทอดเป้าหมายลงไป

“เป้าหมายของการเป็น Digital University องค์กรเราต้องสืบทอดเป้าหมายลงไปยังผู้บริหาร ไปยังหน่วยงาน ไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องทุก ๆ ฝ่าย และทำให้ 7 องค์ประกอบที่เรามี ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการ โครงสร้างองค์กรที่ไม่เอื้ออำนวยต่าง ๆ กฎระเบียบต่าง ๆ ที่เป็น ‘อุปสรรค’ หรือเป็น ‘ปัญหา’ คำนี้เป็นคำหนึ่งที่ผมชอบมาก ฝรั่งหรือญี่ปุ่นอาจจะมองต่างกับเรา ผมยังติดคำนี้ ชอบพูดคำว่าปัญหา ฝรั่งเขาชอบใช้คำว่า ‘Challenge หรือความท้าทาย’ กฎระเบียบต่าง ๆ เป็นความท้าทายที่เราจะต้องเอาชนะ เราต้องเปลี่ยนสิ่งเหล่านี้ให้เอื้ออำนวยกับการทำงานของเรา รวมถึงสารสนเทศที่มีอยู่ที่ต่าง ๆ และวัฒนธรรม พฤติกรรม จริยธรรมของคนเราที่ทำงาน จะต้องเปลี่ยน ไม่อย่างนั้นก็ไม่สามารถจะเปลี่ยนไปได้เลย ทักษะ พฤติกรรม และบริการทั้งหมด ต้องนำมารวมกัน แล้วใช้งาน”

Digital University ไม่ใช่แค่มหาวิทยาลัยใดมหาวิทยาลัยหนึ่ง ต่อไปมหาวิทยาลัยไทยต้องเชื่อมโยงกัน ต่อกันได้ และเชื่อว่าในโลกนี้คงขับเคลื่อนได้เร็วขึ้น และเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลร่วมกันทั้งโลก

ชมเสวนาออนไลน์ Digital University : Enabling The Smart Society ในหัวข้อ “Digital University ใช่แค่งานไอที?” ได้ที่นี่ https://www.facebook.com/digitaluniversity.thai/videos/8969143506493365