หนึ่งพาร์ตที่พลาดไม่ได้ในการเสวนาออนไลน์ Digital University: Enabling The Smart Society ประเด็น “การจัดการองค์กรอย่างฉลาดในยุคแห่งปัญญาประดิษฐ์” คือการสะท้อนการนำใช้เครื่องมือสำคัญในการจัดการองค์กรอย่างเป็นระบบด้วยการลงมือทดลองอย่างสนใจใคร่รู้ มุ่งหมายนำพาหน่วยงานและองค์กรไปสู่ก้าวย่างที่เติบใหญ่ขึ้นด้วยประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในยุคปัญญาประดิษฐ์ หรือ AI ที่มีหลากหลายปัจจัยเข้ามาเป็นได้ทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน โดย ผศ. ดร.ธัชชา สามพิมพ์ ผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช (มรภ.นศ.) นำความท้าทาย ความสำเร็จ และภาพฝันในอนาคตมาร่วมบอกเล่า ณ เวทีแห่งนี้ผ่านกระบวนการทำงานและประสบการณ์ที่น่าสนใจ

Smart Management

จากมุมของ ผศ. ดร.ธัชชาเห็นว่าระบบประกอบด้วย Input, Process และ Output พราะฉะนั้น Management จึงเป็น Project บางอย่างที่จัดการ Input ให้เป็น Output ทว่ายุคปัจจุบัน Input และ Output มีรายละเอียดมากมาย เช่น Input ที่อาจต้องมองถึงบริบท หรือเรียกว่า Ecosystem บ้างก็ว่าปัจจัยภายนอกและปัจจัยภายใน “ตรงนี้เป็นทรัพยากรของเราที่ต้องจัดการให้เกิดเป็น Output เช่นเดียวกันปัจจุบันในฝั่ง Output ก็มีรายละเอียดมาก แค่เพียงผลผลิตอาจจะไม่ตอบโจทย์ แต่ต้องต่อยอดไปถึง Outcomes ให้เกิดการใช้ประโยชน์

ผศ. ดร.ธัชชากล่าวว่าองค์กรในปัจจุบัน โดยเฉพาะ มรภ.นศ. ปรับทั้งระบบ แผน วิสัยทัศน์ โดยหันมาจับที่ผลลัพธ์ ไปจนถึงการใช้ระบบ OKRs

“การจัดการในสถานการณ์ปัจจุบันพบว่าถ้าพิจารณาแกนของเวลากับผลลัพธ์ คือมองไปในอนาคต จะเห็นว่าพฤติกรรมหรือสถานการณ์ที่เจอจริง ๆ นั้นผันผวนมาก ไม่ได้เป็นไปตามเส้นที่คาดหวัง บางครั้งก็เจอสถานการณ์ที่เป็นบวก บางครั้งเจอสถานการณ์ที่เป็นลบ สถานการณ์ต่าง ๆ เปลี่ยนแปลงไปตามเวลาและผันผวนค่อนข้างถี่ขึ้น ซึ่งแบ่งระบบหรือผลลัพธ์ได้เป็น 2 กลุ่ม คือ 1) กลุ่มที่บางครั้งเป็นบวก คือเป็นโอกาส หรือ Opportunity และ 2) กลุ่มที่บางครั้งเป็นลบ คือเป็นความเสี่ยง หรือ Risk เพราะฉะนั้นการจัดการสิ่งที่เกิดขึ้นตรงนี้ไม่เป็นเส้นตรงที่เรียกว่า Linear การจัดการบริหารองค์กรในปัจจุบันจึงต้องใช้ทรัพยากรและพลังงานค่อนข้างมาก”

เพราะอนาคตคือความไม่แน่นอน

สิ่งที่พยากรณ์ (Forecast) เอาไว้อาจจะเป็น Path หนึ่ง แต่สิ่งที่ปรากฏขึ้นจริง ๆ ไม่มีบอกได้ว่าจะเป็นอย่างไร อยู่ใน Path ไหนหรือที่เท่าไร “วิธีการบริหารจัดการแบบเดิม ๆ อาจจะมีการติ๊กโครงการต่าง ๆ ไว้ เมื่อเจอกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป มักจะเกิดปัญหาในการบริหารจัดการ พราะฉะนั้นคำว่า Management เฉย ๆ อาจไม่ตอบโจทย์โลกในยุคปัจจุบัน คงจะต้องมี Management อะไรที่เพิ่มขึ้นมา”

Management ภายใต้ความเสี่ยงหรือความผันผวนในปัจจุบัน

ผศ. ดร.ธัชชาเน้นย้ำว่าสิ่งซึ่งควรจะต้องมีคือ ‘Flexibility’ หมายถึง ความยืดหยุ่น ที่ต้องปรับตามได้กับสถานการณ์ ไม่ว่าจะเกิดบวกหรือเกิดลบ ซึ่งการจัดการตรงนี้มี 2 สิ่งสำคัญที่ควรมีความยืดหยุ่น คือ 1) Mindset ของคนในองค์กร ต้องพร้อมเจอสถานการณ์ที่ผันผวน ช่วงที่มี Opportunity ควรจัดการอย่างไร ช่วงที่มี Risk ควรจัดการอย่างไร 2) เครื่องมือ กล่าวคือสามารถปรับได้ ไม่ได้ Fixed ไว้ตลอดว่าสถานการณ์อย่างไรก็จะต้องทำเพียงอย่างเดียว ซึ่งการทำเช่นนี้ถือเป็นการสูญเสียโอกาส หรือไม่เท่าทันกับความเสี่ยงที่เกิดขึ้นจริง

หากตีความเรื่องการจัดการให้ง่ายทว่าสอดคล้องกับยุคปัจจุบันตามทัศนะของ ผศ. ดร.ธัชชา ก็คือ 1) ถ้าสถานการณ์เป็นลบ มี 2 วิธีการ ได้แก่ 1.1) เมื่อลบอยู่มาก ๆ ก็พยายามทำให้ลบน้อยลงหน่อย ลดผลกระทบต่อองค์กรในเชิงลบให้น้อยที่สุด หรือ 2.2) พลิกวิกฤตนั้นเป็นโอกาสเสีย 2) เมื่อสถานการณ์เป็นบวกหรือเป็นโอกาส จะมี 2 คำถามเกิดขึ้น คือ 2.1) องค์กรจะสามารถเก็บหรือคว้าโอกาสนั้นไว้ได้มากน้อยแค่ไหน 2.2) องค์กรจะ Top Up บวกนั้นเป็นบวกได้มากขึ้นหรือไม่

“Management ในปัจจุบันอาจไม่ได้ Fixed เอาไว้เพราะฉะนั้นโครงการที่อยู่ในแผนปฏิบัติการประจำปี อาจจะต้องใส่เครื่องมือหรือความยืดหยุ่นบางอย่างเอาไว้ ยิ่งเป็นหน่วยงานภาครัฐ เรามีงบประมาณที่เคาะตั้งแต่ต้นปีและต้องลากให้ถึงปลายปี ซึ่งต้องสามารถจัดการองค์กรได้ เพราะฉะนั้นคำว่า ‘Smart Management’ ต้อง ‘Low Cost และ High Benefit’ ภาษาบ้าน ๆ ก็คือ ‘ต้องได้คุ้มเสีย’ บางครั้งลงงบฯ เข้าไปเพื่อแก้ปัญหา แต่สุดท้ายเริ่มจะไม่คุ้ม ก็ต้องถอยกลับมาดูว่าควรจะจัดการอย่างไร บางครั้งการอยู่เฉย ๆ ให้ผ่านสถานการณ์ไปได้ ไม่เกิดแผลมากนัก หรือการประคับประคอง ก็เป็นวิธีการจัดการที่ดีวิธีการหนึ่ง”

มรภ.นศ. กับความท้าทายในปัจจุบัน

ผศ. ดร.ธัชชาแบ่งความท้าทายของมหาวิทยาลัยเป็น 3 เรื่องหลัก ทว่าทั้ง 3 ส่วนเป็นองค์ประกอบของหนึ่งเรื่องสำคัญคือการจัดการเพื่อสร้างเปลี่ยนแปลงที่มีอัตราพอดี “ผู้บริหารในปัจจุบันจะคิดถึงแต่ตัวเองไม่ได้เพราะมีองคาพยพมากมายในองค์กร ดังนั้นอัตราการเปลี่ยนแปลงสำคัญมาก วิ่งเร็วเกินไปจะต้องมีใครบางคนหกล้มแน่นอน ถ้าเราช้าเกินไปเราก็จะไม่ทันต่อสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป”

คน / เครื่องมือ / กระบวนการ

1)     ความท้าทายเรื่องคน แบ่งเป็น 3 ประเด็น ได้แก่ 1.1) องค์ความรู้ของคนเกี่ยวกับการปรับตัวในการใช้เทคโนโลยีดิจิทัล 1.2) สมรรถนะและความสามารถในการใช้งานเทคโนโลยีดิจิทัล 1.3) Mindset กล่าวคือการทำงานในระบบเดิม ๆ ที่ผ่านมาคนมี Mindset รูปแบบหนึ่ง แต่ในยุคสมัยปัจจุบัน Mindset อีกรูปแบบที่เป็นเรื่องการยอมรับเพื่อปรับใช้ถือว่าเป็น Mindset ที่สำคัญ

2)    ความท้าทายเรื่องเครื่องมือ ซึ่งหมายรวมถึงเครื่องมือในส่วนที่จับต้องได้และจับต้องไม่ได้ ไม่ว่าจะเป็นโครงสร้างพื้นฐาน ฮาร์ดแวร์ ระบบต่าง ๆ ไปจนถึงซอฟต์แวร์ที่เข้ามาช่วยเรื่องการบริหารจัดการให้เร็วขึ้น คล่องขึ้น สะดวกขึ้น เป็นต้น

3)    ความท้าทายเรื่องกระบวนการ (Process) หรือ Work Flow ในการทำงาน ซึ่งนับเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่ง เพราะเป็นเครื่องมือลักษณะ Process ที่จัดการให้ทุก ๆ คนไปด้วยกัน และเกิด Outcomes ที่ตอบโจทย์

นโยบาย / แผน / ขับเคลื่อนองคาพยพ

“นอกจากนี้ Top Up สำคัญมาก” ผศ. ดร.ธัชชากล่าวถึงประเด็นเรื่องนโยบาย “โดยเฉพาะที่มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช มีนโยบายชัดเจนมากว่ามหาวิทยาลัยมุ่งสู่ Smart University นโยบายตรงนี้เริ่มจากผู้บริหาร มีความเข้าใจ เป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง”

ประเด็นที่ 2 คือแผน นอกจากนโยบายแล้ว แผนต้องมีประสิทธิภาพและต้องมีความเป็นไปได้ “บางครั้งถ้าเขียนอะไรที่เกินไปก็เหมือนข้ามบันไดหลาย ๆ ขั้น ความท้าทายก็จะเป็นไปได้ยาก”

อีกประเด็นคือการขับเคลื่อนขององคาพยพ ไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจและการสนับสนุนทั้งส่วนขององค์กรต่าง ๆ อาทิ สภามหาวิทยาลัย คณะ ฯลฯ

การพัฒนาองค์กรดิจิทัล ที่ มรภ.นศ.

Work Flow ที่ถูกแบ่งเฟส และมอง Learning Loop

ระยะที่ 1 ระยะการประเมินองค์กร เพื่อพิจารณาทั้งบริบท ทุนเดิม ฯลฯ และมองให้เห็น Input ของตัวเองว่าเราคือใคร

ระยะที่ 2 กระบวนการวางแผนกลยุทธ์ และการกำหนดว่าจะไปยังเป้าหมายที่ตั้งร่วมกันทั้งองค์กรได้อย่างไร

ระยะที่ 3 การถ่ายทอดแผนกลยุทธ์สู่การปฏิบัติ ซึ่งไม่ใช่จากผู้บริหารสู่ผู้ปฏิบัติ หากหมายความว่ากลยุทธ์ที่ร่วมกันสู่การปฏิบัติร่วมกัน กล่าวคือผู้บริหารเองก็ต้องมีการถ่ายทอดกลยุทธ์ในการปฏิบัติร่วมกันว่าควรสนับสนุนอะไร

ระยะสุดท้าย การวัดผลการดำเนินงาน วัดอะไร และวัดอย่างไร

“จากเฟสตรงนี้ค่อย ๆ มาคลี่ และ Take Action กิจกรรมที่ต้องปฏิบัติว่าคืออะไร ซึ่งแบ่งเป็น 12 ขั้นตอน และเมื่อครบ 12 ขั้นตอน ก็จะเกิด Learning Loop ในการยกระดับว่าสิ่งไหนควรทำ สิ่งไหนควรปรับปรุง”

ทดลองใช้เครื่องมือของสถาบันคลังสมองฯ

ผศ. ดร.ธัชชาเล่าว่าทางสำนักวิทยฯ มรภ.นศ. เป็นแฟนพันธุ์แท้ของสถาบันคลังสมองของชาติ และได้ทดลองนำเครื่องมือของสถาบันคลังสมองฯ ใช้แบบแมนนวล เพื่อประเมินความเหมาะสมในเบื้องต้นว่าจะเข้ากับการดำเนินงานของทางสำนักวิทยฯ และมหาวิทยาลัยหรือไม่

“เราประเมินหลายขั้นตอน การประเมินองค์กรเราใช้ Vision Builder ในการกำหนด Vision โดยใช้ระบบ OKRs มาตอบว่า Output และ Outcomes อะไรที่จะตอบ Vision นั้น Vision ปัจจุบันไม่ได้ตอบแค่ด้านเดียว ซึ่งเครื่องมือบางเครื่องมือไม่ใช่ไม่ดี แต่อาจไม่ครบในการมอง แต่ Vision Builder ช่วยผู้บริหารในการมองอย่างรอบด้านจริง ๆ ไม่ถูกจูงไปทางใดทางหนึ่ง

“จากนั้นจึงมาทำ Enterprise Blueprint เหมือนดูทุนเดิม จะมี Flex and Frame กฎระเบียบที่จำเป็นต้องยึดคือ Frame และในฝั่งของการบริหารจัดการ หรือ Management คือ Flexible นอกจากนี้เรายังมีทุนเดิม ฐานเดิม ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากร เทคโนโลยี ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ หรือระบบสนับสนุนสิ่งต่าง ๆ สิ่งเหล่านี้ จนมาสู่การกำหนด Service ว่าสุดท้ายแล้วองค์กรต้องทำอะไรเพื่อตอบพันธกิจหรือบรรลุ Vision

ผศ. ดร.ธัชชากล่าวว่าทั้ง Vision Builder และ Enterprise Blueprint ได้นำมาสู่การกำหนดแผนกลยุทธ์องค์กร (Strategic Plan) ที่ใช้ในองค์กรจริง ๆ ว่าในแผน 5 ปีควรมีกี่ยุทธศาสตร์ แล้วยุทธศาสตร์พูดถึงเรื่องอะไร ทำอะไร

สำหรับ Next Step หรือเฟสที่ 3 ผศ. ดร.ธัชชาเล่าว่ากำลังจะทดลองใช้ Design & Track Worksheet (DT Worksheet) “สำนักวิทยฯ ของเรามีงานที่ฟังก์ชันเยอะมาก ไม่ว่างานศูนย์ภาษา งานคอมพิวเตอร์ และงานห้องสมุด นอกจากนี้มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราชเป็นมหาวิทยาลัยเพื่อการพัฒนาท้องถิ่น พราะฉะนั้นทุกพันธกิจไม่ใช่จัดการเรียนรู้เฉพาะภายในมหาวิทยาลัย แต่ต้องถ่ายทอดองค์ความรู้สู่ท้องถิ่นด้วย เมื่อมีคอนเซปต์ค่อนข้างมาก ถ้าแผนไม่ชัด โอกาสที่จะสะเปะสะปะก็มีสูง เราจึงพยายามใช้เครื่องมือ และปัจจุบันพยายาม Cross งาน เช่น งานหอสมุดมาร่วมกับงานคอมพ์ในการทำ Product หรือ Service อะไรต่าง ๆ การ Cross แบบนี้ถ้าใช้เครื่องมือธรรมดาจะเกิดความสับสน ช่วงหนึ่งเราพยายามผ่านความสับสนนี้ ผมพยายามใช้ DT Worksheet แต่เป็นแมนนวลเลย ทำด้วยมือ แล้วสุดท้ายก็เอาตัวนี้เป็นตัววัดประเมินผล”

คลี่ภาพการนำใช้เครื่องมือ

จากเครื่องมือ Vision Builder ที่สะท้อนความครบถ้วนและรอบด้าน ผศ. ดร.ธัชชาอธิบายว่าในการวาง Vision ได้มององค์ประกอบทุก ๆ ด้าน อาทิ กฎระเบียบ ความต้องการลูกค้า ฯลฯ ดังนั้นเวลาที่ประเมิน EdPEx จึงตอบได้ว่าแผนของการประเมินองค์กรไม่ได้ลืมเรื่องใด ๆ ไป เรียกว่าตอบการประเมินทุกรูปแบบในมหาวิทยาลัย “ปัญหาที่เราเคยเจอ เรามีประกันคุณภาพหลายแบบ แต่ถ้าใช้ Vision Builder ซึ่งได้เทสต์แล้วว่า Vision Builder เพียงเครื่องมือเดียวตอบได้ทุกการประกัน”

ส่วน Enterprise Blueprint เหมือนการคลี่ทุนข้างในองค์กร ดังที่กล่าวไว้ในเรื่องของ Flexible ที่จำเป็นต้องจัดการไม่ว่าจะเป็น Performance หรือ Experience และกฎระเบียบที่เป็น Frame ไปจนถึง Partner ที่มีอยู่ และสุดท้ายฐานล่างที่จะเป็นปลั๊กให้องค์ไปสู่การประกาศ Core Service “สำคัญมากนะครับ เป็นตัวหลักเลย มันใช้ตอบในการประกัน EdPEx อย่างตรงเป๊ะ ๆ เลยด้วยว่าสุดท้ายมันคือบริการหลักที่เราจะให้ ซึ่งตอนนั้นเราบอกว่าเราเห็นภาพฝันร่วมกัน และจากบริการหลักนี้ที่จะนำไปคลี่สู่ยุทธศาสตร์ต่อไป”

ข้อมูลทั้งหลายสู่การคลี่ Strategic Plan

ก่อนที่จะวาง Strategic Plan ผศ. ดร.ธัชชาชี้ชวนให้ดูว่าก่อนการสร้างสรรค์อะไรก็แล้วแต่ องค์กรต้องหาคุณค่า (Core Value) ของตนเองให้เจอว่าคืออะไร ไม่เช่นนั้นจะไม่เกิดแรงผลักดันหรืออินเนอร์ในการสร้างตัวตนให้ทุกคนรับรู้ นอกจากนี้วัฒนธรรมองค์กรก็สำคัญ ทั้ง 2 สิ่งนี้จะทำให้พบกับ Core Competency ว่าสุดท้ายองค์กรมีความเชี่ยวชาญด้านไหน เก่งอะไร ซึ่งจะขยายผลไปยังเรื่องบุคลากร เป็นต้น

สำนักวิทยฯ มรภ.นศ. กับ 5 พันธกิจ ที่แบ่งเป็น 3 กลยุทธ์

ย้อนไปที่ ผศ. ดร.ธัชชากล่าวไว้ในช่วงแรก ‘ลบมา อยากให้ลบน้อย หรือลบเป็นบวก คือความเสี่ยง VS บวกอยู่แล้ว อยากให้บวกขึ้น คือโอกาส’

“คำว่า ‘ความท้าทายเชิงกลยุทธ์’ เป็นยุทธศาสตร์ในการแก้ความเสี่ยง คือมีความท้าทาย มีสแตนดาร์ดอยู่แล้ว แต่เรายังไปไม่ถึง เช่น Smart Infrastructure ต้องบอกตรง ๆ ว่ามหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราชกำลังวิ่งไล่ตามสแตนดาร์ด

“ส่วนที่ 2 คือแพลตฟอร์มต่างๆ (Smart Digital Platform) หรือ E- ต่าง ๆ จะใช้ E- แบบไหนที่ตรงกับตัวเรา ไม่ใช่เอา E- เข้ามา แต่ไม่แมตช์กับเรา

“อีกอย่างคือ Smart Learner ดังที่บอกว่าสำนักวิทยฯ มีศูนย์ภาษาอยู่ข้างใน การจัดการเรื่องสำนักดิจิทัล หรือสมรรถนะภาษาอังกฤษก็สำคัญ เพราะฉะนั้นยุทธศาสตร์ 3 ยุทธศาสตร์แรกจึงเป็นความท้าทายเชิงกลยุทธ์ หรือกลยุทธ์ที่ใช้จัดการความเสี่ยงเพื่อให้เปลี่ยนจากลบไปอยู่บนสแตนดาร์ด สิ่งที่เราคาดหวังไว้ หรืออาจจะเปลี่ยนจากวิกฤตเป็นโอกาส”

จากนั้น ผศ. ดร.ธัชชากล่าวถึง Smart Service และ Smart Management ว่าเป็นเรื่องของการเอา core competency ที่ทุนเดิมค่อนข้างมากมาใช้ อาทิ บุคลากรในองค์กรทุกคนพร้อมร่วม มีเครือข่ายพร้อมร่วมมือ มีแผนชัดเจน กล่าวได้ว่าเป็นความได้เปรียบเชิงยุทธศาสตร์ บวกแล้วบวกขึ้นไปอีก “ฉะนั้น Smart Service จะ Service อะไรได้บ้าง รวมถึง Smart Management ซึ่งมีเรื่องของการ Co-creation การสร้างความร่วมมือ หรืออื่น ๆ จะรวมอยู่ในนี้ทั้งหมด”

ทั้งนี้หลักใหญ่ใจความที่ ผศ. ดร.ธัชชาหยิบยกมาไฮไลต์คือ Smart Database ซึ่งจะต้องสนับสนุนความเป็นมหาวิทยาลัยราชภัฏ ซึ่งฐานข้อมูลจะไม่ใช่ฐานข้อมูลทั่วไปที่เป็น Area Database เท่านั้น หากจะต้องเป็น Smart Database คือเข้าไปจัดการแก้ปัญหาให้ชุมชนได้ “เพราะฉะนั้นที่กล่าวว่าคำว่า ‘โอกาสเชิงกลยุทธ์’ ต้องไม่มีที่ไหน ต้องเป็นเลิศ ที่นครฯ ที่เดียว ต้องเกิดจากการคิดใหม่ ทำใหม่ และพัฒนาบนความเป็นเรา”

จาก Strategic Plan สู่ Operation Plan

จากยุทธศาสตร์ได้รับการคลี่ออก และ มรภ.นศ. เปลี่ยนระบบการบริหารจัดการเป็นระบบ OKRs ซึ่งไม่ใช่ดูว่าทำอะไร–ได้อะไร แต่จะมองว่าสิ่งที่เราทำนั้นแล้วใครได้ผลประโยชน์ ผลประโยชน์นั้นยังต้องชั่งตวงวัดได้ “เช่น Smart Infrastructure ต้องดูว่าความเร็วอินเทอร์เน็ตเท่าไหร่ จุดปล่อยเท่าไหร่ ครอบคลุมอย่างไร มองถึง Users เป็นหลัก Outcomes ที่เกิดขึ้นคืออะไร นี่เป็นองค์ประกอบสู่การบรรลุวิสัยทัศน์และการประเมินผล ทุกอย่างอยู่ที่ Outcomes จะทำอย่างไรก็ได้ ยืดหยุ่นหมด สุดท้ายต้องได้ Outcomes”

DT Worksheet & Strategic Roadmap

“ทุกงานต้องขอทุน R2R (Routine to Research) ทางองค์กรกำลังจะ Develop หรือสเกตช์ภาพบนมือ ร่างมือให้ชัดว่าสุดท้ายต้องทำอะไร และประสานกับอาจารย์ดนัยรัฐ (อ.ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี ผู้ดูแลโครงการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไทยสู่มหาวิทยาลัยดิจิทัล) เมื่อเซตตัวแล้วว่าใช่ เครื่องมือนี้ไปได้ เราจะขอเรื่องระบบดิจิทัลต่อไป ถือว่าเป็นตัวจัดการความเสี่ยงอย่างหนึ่งว่าองค์กรรับรู้แล้วว่าใช้เป็นแล้ว เมื่อดิจิทัลมาก็จะง่าย เพราะฉะนั้นทีมยุทธศาสตร์จึงพยายามวางสิ่งเหล่านี้เอาไว้”

ภาพฝัน มรภ.นศ.

เนื่องจากมหาวิทยาลัยราชภัฏจะได้รับทุนจากโครงการยุทธศาสตร์มหาวิทยาลัยราชภัฏตามพระบรมราโชบาย ทาง มรภ.นศ. ได้ทำงานร่วมกับสถาบันวิจัยวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งประเทศไทย (วว.) และศูนย์สืบสานงานพระราชดำริและการพัฒนาท้องถิ่น ดำเนินการพัฒนาแอปพลิเคชัน App Tech ซึ่งเป็นมากกว่า Database ทั่วไป เพื่อแมตชิงนวัตกรรม และโจทย์ ที่มหาวิทยาลัยมีความรู้ กับเจ้าของโจทย์ เจ้าของปัญหา คือชุมชน นั่นหมายความว่าแอปพลิเคชันนั้นจะมีความสามารถในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มีการบูรณาการการเรียนรู้ข้ามพื้นที่กันในเครือข่ายของมหาวิทยาลัยราชภัฏ ไปจนถึงมี Data มี Information สามารถที่จะสังเคราะห์ข้อมูลสู่การตัดสินใจ สู่การประเมินผลการเปลี่ยนแปลง สู่การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูงได้

มรภ.นศ. สร้างสรรค์แพลตฟอร์มนี้โดยมุ่งสร้างความแตกต่างจากที่เคยทำ Database, Filter แล้วเจอว่าใครจะเข้าไปใช้ เป็นการมองว่าซัปพลายคือใคร ดีมานด์คือใคร ชุมชนที่อยู่ในพื้นที่ที่รับบริการ ซึ่งถ้าสร้างแพลตฟอร์มขึ้นมาได้ ก็ยังมุ่งหวังสู่การแลกเปลี่ยน โดย ผศ. ดร.ธัชชากล่าวว่าต้องมีการนำเรื่องของ Chatbot เข้ามาใช้ กล่าวคือต้องได้ประโยชน์ร่วมกัน ถึงจะรวมกันได้ และปัจจุบันได้ดำเนินไปแล้วกว่า 80–90% กับ 4 ฟังก์ชัน ได้แก่

1) นวัตกรรมพร้อมใช้ ซึ่งมีต้นแบบจากเครือข่ายราชภัฏทั้ง 38 แห่ง

2) โจทย์และปัญหา เป็นฟีเจอร์ใหม่ที่เปิดโอกาสให้ชุมชนสามารถมารีเควสต์ว่าดำเนินการแล้วเจอกับปัญหาอะไร แล้วอยากให้มหาวิทยาลัยเข้าไปช่วยอะไร

3) Chat Box เรียกว่าชุมชนที่พร้อมด้วยองค์ความรู้ สามารถกด Chat / พูดคุย นักวิชาการที่สนใจและอยากช่วยชุมชนสามารถเข้ามาที่ Chat Box ได้ นอกจากนี้ยังมีระบบการบริหารจัดการให้กับแอดมินทั้ง 38 ราชภัฏ และมีการ Cross เช่น โจทก์อยู่นครฯ องค์ความรู้อยู่เชียงใหม่ เป็นต้น

4) Dashboard ที่เป็นพื้นที่แสดงการกระจายตัวของมหาวิทยาลัยหรืองบประมาณส่วนต่าง ๆ ว่าลงไปอยู่อำเภอไหนจำนวนมากน้อยอย่างไร แต่ละชุมชนมีปัญหาเรื่องอะไร เรียกว่าตอบโจทย์การบริหารจัดการอย่างแท้จริง

ไอเดียที่ทรงพลังนำมาซึ่งประโยชน์ในวงกว้าง

กรอบการทำงานทั้งหมดที่ ผศ. ดร.ธัชชาสะท้อนไว้ตั้งแต่ Learning Loop สู่เครื่องมือของสถาบันคลังสมองฯ และอื่น ๆ ปรากฏชัดสู่การพัฒนาทางด้านดิจิทัลอย่างเป็นรูปธรรม ล่าสุดเมื่อประมาณกลางปีที่ผ่านมา หน่วยบริหารและจัดการทุนด้านการพัฒนาระดับพื้นที่ (บพท.) โดย ดร.กิตติ สัจจาวัฒนา ผู้อำนวยการหน่วยบริหารและจัดการทุน ด้านการพัฒนาระดับพื้นที่ บพท. และที่ประชุมอธิการบดีแห่งประเทศไทยมหาวิทยาลัยราชภัฏ (ทปอ. ราชภัฏ) โดย ผศ. ดร.ลินดา เกณฑ์มา อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชภัฏบ้านสมเด็จเจ้าพระยา (มบส.) และประธาน ทปอ. มรภ. ร่วมทำ MOU เพื่อลงนามและพัฒนาแอปพลิเคชัน App Tech เพื่อให้เกิดการใช้และเป็นฐานข้อมูลของคนราชภัฏเพื่อการพัฒนาท้องที่

ฝากข้อความและกำลังใจ

ผศ. ดร.ธัชชากล่าวว่าลักษณะการทำงานที่ผ่านมา เห็นภาพค่อนข้างชัดเจนและเรียนรู้แล้วแล้วว่าเกิดอะไรในยุคปัจจุบัน ทั้งเร็วขึ้นและรุนแรงขึ้น เพราะฉะนั้นการเตรียมการเป็นสิ่งสำคัญ ซึ่งถ้าเตรียมความพร้อมดี ๆ จะพบว่ามีเพียง 2 คอนเซปต์ คือ 1) เจอสิ่งเหล่านี้ แล้วเกิดความกลัว แล้วก็ถอย 2) เจอสิ่งเหล่านี้ แล้วพร้อมจะก้าว เตรียมพร้อมที่จะเจอกับสิ่งต่าง ๆ

“สิ่งที่สำนักวิทยฯ พยายามสื่อสารในองค์กรอยู่เสมอคือต้องเตรียมพร้อมสู้ไปกับสิ่งที่จะต้องเจอ โดยเฉพาะที่สำนักวิทยฯ มรภ.นศ. คนส่วนใหญ่ที่เข้ามาทำงานจะเป็นเด็กเจนใหม่ มีสัดส่วนจะค่อนข้างมาก เขาต้องอยู่และพาองค์กรไปอีกไกล อีกนาน เพราะฉะนั้นการเตรียมการอะไรเหล่านี้จึงเป็นเรื่องที่จำเป็น”

ปัจจุบันสำนักวิทยฯ ทดลอง / Trial หรือลองใช้เครื่องมือฯ บนกระดาษ ซึ่ง ผศ. ดร.ธัชชามองว่าเป็นการสร้างการเรียนรู้ ที่จะแสดงให้คนใช้งานเห็นว่าเมื่อได้เครื่องมือมา จะเป็นตัวเทียบให้เขาเห็น ว่าเครื่องมือเหล่านี้จะเป็นตัวช่วยผ่อน ช่วยอำนวยความสะดวก และได้ประสิทธิภาพที่สูงขึ้น

“นี่เป็นรูปแบบในการจัดการเรียนรู้ กว่าจะมาถึงจุดนี้ เราก็เล่นจริงเจ็บจริง การผิดบางครั้งก็ไปสู่สิ่งใหม่ที่มันดีขึ้น การรับผิดชอบร่วมกันการให้อภัยกันช่วยเหลือซึ่งกันและกันในความผิดพลาด แก้ปัญหาร่วมกันก็เป็นสิ่งจำเป็น จึงอยากให้กำลังใจกับทุกหน่วยงาน ลองกล้าผิด กล้าที่จะสร้างความพร้อมว่าเวลาที่เจอสถานการณ์จริง เราจะเป็นองค์กรที่ยังคงอยู่รอด เป็นกำลังใจให้ครับ – แลกเปลี่ยน เรียนรู้ ช่วยเหลือกัน และก้าวไปพร้อมกันครับ”

ผศ. ดร.ธัชชา สามพิมพ์ ผู้อำนวยการสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏนครศรีธรรมราช กลั่นและกรองประสบการณ์ตรงจากการเรียนรู้ ลองผิดลองถูก สู่การแลกเปลี่ยน และส่งต่อกำลังใจไว้ ณ เวทีเสวนาออนไลน์ Digital University: Enabling The Smart Society

ชมเสวนาออนไลน์ Digital University : Enabling The Smart Society ในหัวข้อ “การจัดการองค์กรอย่างฉลาดในยุคแห่งปัญญาประดิษฐ์” ได้ที่นี่ https://www.facebook.com/digitaluniversity.thai/videos/839476447898729