อีกครั้ง ณ เวทีเสวนา Digital University: Enabling The Smart Society ที่จัดขึ้นบนเฟซบุ๊กเพจ Digital University มหาวิทยาลัยดิจิทัล กับเรื่องเด่นประเด็นฮอตอย่าง ‘ปัญญาประดิษฐ์’ ที่เปิดเวทีพูดคุยต่อเนื่องมากันถึงสามครั้งสามครา และจากประเด็น “การจัดการองค์กรอย่างฉลาดในยุคแห่งปัญญาประดิษฐ์” และหนึ่งในวิทยากรผู้ทรงคุณวุฒิ คือ คุณศิรนาถ สรศักดิ์ นักวิเคราะห์นโยบายและแผนปฏิบัติการ สำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ให้เกียรติร่วมพูดคุย พร้อมสะท้อนมุมมอง มุมคิด ผ่านการทำงานและประสบการณ์อย่างน่าสนใจ

การจัดการองค์กรอย่างฉลาด

จากมุมมองของนักวิเคราะห์นโยบายและแผนปฏิบัติการ คุณศิรนาถให้คำนิยาม ‘การจัดการองค์กรอย่างฉลาด’ ไว้ว่าเป็น ‘การที่องค์กรต้องมุ่งเน้นความสมดุลในการขับเคลื่อนคุณค่าขององค์กรที่มุ่งสู่ความยั่งยืน โดยการนำใช้เทคโนโลยีดิจิทัลให้เกิดประโยชน์สูงสุด’

คุณค่าขององค์กร

คุณศิรนาถอธิบายว่าก่อนอื่น ‘องค์กรต้องรู้จักตนเองก่อน’ ว่า องค์กรตั้งอยู่เพื่ออะไร มีพันธกิจอะไร แล้วจากพันธกิจนั้น องค์กรทำประโยชน์อะไรให้กับสังคม เพราะการที่องค์กรทำประโยชน์อย่างต่อเนื่อง นั่นคือคุณค่าขององค์กร

“เมื่อทุกคนในองค์กรรู้คุณค่าขององค์กร จะทำให้ทุกคนภูมิใจ และสามารถทำงานอยู่ในองค์กรได้ จากความภูมิใจนั้นเอง องค์กรต้องมีการขับเคลื่อนองค์กรที่มุ่งเน้นความสมดุล คือ ‘การมีเป้าหมายร่วมกัน’ มี Vision เดียวกันทั่วทั้งองค์กร”

การมุ่งสู่เป้าหมาย ต้องมีการจัดการอย่างสมดุล

“เริ่มจากการที่องค์กรต้องเข้าใจสภาพแวดล้อมขององค์กรว่ามีปัจจัยอะไรส่งผลกระทบต่อการตั้งอยู่ขององค์กร โดยต้องวิเคราะห์สภาพแวดล้อมเพื่อเรียงลำดับความสำคัญของงาน และเพื่อตอบโจทย์ให้ทันต่อสถานการณ์ที่มีความผันผวน ซึ่งองค์กรก็อาจจะพิจารณาขอบเขตภายใต้สังคม สภาพแวดล้อม รวมถึงทิศทางของประเทศว่าสอดคล้องกับวิสัยทัศน์องค์กร กฎระเบียบต่าง ๆ หรือ Norm ใหม่ ๆ ว่าไปได้กับงานที่ทำหรือไม่ รวมถึงองค์กรจะมี Manpower หรือ Un-manpower อะไรที่จะทำให้งานหรือเป้าหมายขององค์กรเป็นไปได้จริง จนถึงการทำงานร่วมกับพันธมิตรด้วย”

คุณศิรนาถขยายความในคำว่า ‘วิสัยทัศน์องค์กร’ ให้ฟังว่าจะต้องเป็นวิสัยทัศน์ที่ติดตามประเมินผลและสามารถวัดผลได้ พร้อมทั้งเน้นย้ำกับคำว่า ‘สมดุล’ ว่าต้อง ‘บาลานซ์’ ไม่หลงไปกับสังคม ไม่ฟุ้ง อาทิ สังคมมีเทรนด์บางอย่างก็มุ่งทำโดยไม่ได้ดูถึงทรัพยากรและพันธกิจ หรือมุ่งที่ความต้องการของตลาดโดยไม่ดูว่ามีกฎหมายให้ทำได้หรือไม่ได้ หรือการไม่มุ่งไปที่ตัวกฎระเบียบหรือว่ามีการลงโทษมากเกินไป จนถึงไม่หลงไปกับความดีความเก่งของพันธมิตร เป็นต้น

รู้คุณค่าองค์กร มีความสมดุลพร้อมขับเคลื่อน สู่การนำใช้เทคโนโลยีดิจิทัล

“การนำใช้เทคโนโลยีดิจิทัลก็ต้องวิเคราะห์ความสัมพันธ์ของกระบวนงานด้วยว่ามีความสอดคล้องกับวิสัยทัศน์หรือไม่” คุณศิรนาถกล่าว “องค์กรมีพันธกิจอะไรบ้างที่เป็นงาน Core Function งาน Support และแต่ละกระบวนงานมีข้อมูลอะไรบ้างที่มีความจำเป็น ถึงจะไปเข้าสู่กระบวนการวิเคราะห์การนำใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมนั่นเอง

“นอกจากนี้การใช้เทคโนโลยีให้เหมาะสมนั้นต้องดูว่ามีข้อมูลอะไรที่จำเป็น ควบคู่ไปกับการพัฒนาทักษะของบุคลากรให้สามารถใช้เทคโนโลยีได้ รวมถึงทำงานร่วมกับพันธมิตรและเครือข่ายในลักษณะองคาพยพเพื่อขับเคลื่อนงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด”

สิ่งสุดท้ายคือ ‘ความยั่งยืน’ คุณศิรนาถนำเสนอแนวคิด ‘ร่ม 3 คัน’ สำหรับองค์กรที่ปักหมุดสู่ความยั่งยืน ได้แก่ ระดับที่ 1 หรือร่มคันที่ 1 พัฒนาตนเองอยู่เสมอ และทำประโยชน์ให้กับองค์กร ระดับที่ 2 หรือร่มคันที่ 2 มุ่งทำประโยชน์เพื่อผู้อื่น เพื่อพันธมิตร เสาะแสวงหาพันธมิตรในการสร้างประโยชน์ร่วมกัน และร่มคันบนสุด ร่มคันที่ 3 คือร่มที่ต้องทำประโยชน์เพื่อสังคม “ถ้าองค์กรใดมีการทำประโยชน์ที่นึกถึงร่ม 3 คันในทุกกิจกรรมว่าเป็นประโยชน์ต่อองค์กรไหม เป็นประโยชน์ต่อเพื่อนและพันธมิตร และเป็นประโยชน์ต่อสังคมไหม รวมถึงการมุ่งสู่ความยั่งยืนด้วยการปรับสมดุลของวิสัยทัศน์ ด้วยการนำใช้เทคโนโลยีดิจิทัลอย่างเต็มประสิทธิภาพ ก็นับว่าเป็นการจัดการองค์กรได้อย่างชาญฉลาดในความหมายของผมนั่นเองครับ”

ประเด็นความท้าทายสู่การนำใช้ดิจิทัล และการดำเนินการในการพัฒนาดิจิทัลในองค์กร

เป็นความน่าสนใจสำหรับองค์กรชั้นนำซึ่งดำเนินงานเกี่ยวโยงกับดิจิทัลอย่างสำนักงานคณะกรรมการดิจิทัลเพื่อเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ ต่อประเด็นความท้าทายสู่การนำใช้ดิจิทัล และการดำเนินการในการพัฒนาดิจิทัลในองค์กร คุณศิรนาถจึงสะท้อนภาพ ‘ความท้าทาย’ ออกเป็น 2 ประเด็นหลัก ๆ ได้แก่ 1) เรื่องคน พร้อมอธิบายว่าบุคลากรเป็นผู้นำใช้เทคโนโลยี เพราะฉะนั้นความท้าทายเรื่องคนในประเด็นแรกคือ การยอมรับการนำใช้เทคโนโลยี “ในหลาย ๆ องค์กรเวลาที่มีเทคโนโลยีใหม่ ๆ เข้ามา มักจะมีความยุ่งยาก ซับซ้อน ส่งผลต่อวิถีปฏิบัติเดิม เพราะฉะนั้นเค้าก็จะรู้สึก Un-secured แล้วก็รู้สึกไม่อยากใช้เทคโนโลยี” ส่วนความท้าทายเรื่องคนในประเด็นต่อมาคือ เรื่องทักษะดิจิทัล เนื่องจากทักษะการใช้เทคโนโลยีของบุคลากรในองค์กรมีระดับไม่เท่ากัน จึงส่งผลต่อการทำงานและเป็นความท้าทายในเรื่องแรกคือเรื่องคน ที่องค์กรจะต้องมองว่าเป้าหมายขององค์กรคืออะไร องค์กรจะนำใช้เทคโนโลยีอย่างไร องค์กรจะมุ่งไปสู่ทักษะใดที่จำเป็นต้องส่งเสริมให้กับบุคลากร

ส่วนประเด็นที่ 2) เรื่องงบประมาณ คุณศิรนาถอธิบายว่าเรื่องการใช้เทคโนโลยีต้องมีเรื่องของงบประมาณ โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐมักไม่ค่อยได้งบประมาณ หรือในบางครั้งอาจได้งบประมาณไม่เพียงพอ เช่น ได้รับงบประมาณสำหรับการจัดซื้อฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ในปีนั้น ๆ ส่วนเรื่องการบำรุงรักษาไม่มีงบประมาณ เป็นต้น

“ถามว่าจากความท้าทาย ทั้งเรื่องคน และเรื่องงบประมาณ หน่วยงานทำอย่างไรบ้างที่จะพัฒนาให้เป็นองค์กรดิจิทัล” คุณศิรนาถกล่าว “สิ่งแรกองค์กรจะต้องเริ่มจากการปรับในระดับขององค์กรเลย คือเริ่มจากการปรับวิสัยทัศน์ หรือ Vision ซึ่งสิ่งนี้องค์กรทำได้เลย ไม่ต้องใช้ทรัพยากรอะไรมาก อาจพิจารณาใช้ ‘Vision Builder’ ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์กรเห็นอย่างสมดุลรอบด้านว่าสถานการณ์ปัจจุบัน สิ่งแวดล้อม ทิศทางโลก ทิศทางประเทศเป็นอย่างไร แล้วสิ่งที่องค์กรทำตอบโจทย์ความต้องการของสังคม ตอบโจทย์ความต้องการของตลาดหรือไม่ แล้วมีกฎหมายใดที่เกี่ยวข้อง เป็นปัญหาหรืออุปสรรคหรือไม่ ที่สำคัญ การมุ่งสู่จุดหมาย มีการวัดผลอย่างไร นอกจากนี้ยังมีเรื่องทักษะ เรื่องวัฒนธรรมองค์กร ซึ่งเป็นส่วนสำคัญที่เป็นขวัญและกำลังใจให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถขับเคลื่อนงานขององค์กรอีกด้วย”

จาก Vision Builder สู่ Enterprise Blueprint

คุณศิรนาถอธิบายว่าหน่วยย่อยก็คือหน่วยงาน หน่วยงานต้องพิจารณาความสอดคล้องขอกระบวนงานได้ว่าสอดคล้องกับวิสัยทัศน์ที่ได้ตั้งไว้หรือไม่ ถ้าหากไม่สอดคล้องก็จำเป็นที่จะต้องปรับให้สอดคล้อง ซึ่ง ณ เวทีเสวนาออนไลน์ Digital University: Enabling The Smart Society ได้แนะนำเครื่องมือ Enterprise Blueprint กันอยู่เสมอ และในครั้งนี้ก็เช่นกัน คุณศิรนาถได้ขยายภาพของ Enterprise Blueprint ว่าเป็นเครื่องมือที่ทำให้องค์กรเห็นความสำคัญของกระบวนงานว่ามีงานที่เป็น Flagship อะไร งานอะไรเป็น Core Function งานอะไรเป็น Support และที่น่าสนใจไม่น้อยก็คือในทุก ๆ กระบวนงานมี Data อะไรวิ่งอยู่บ้าง ซึ่งจะนำสู่การคิดวิเคราะห์เรื่องการนำใช้เทคโนโลยีอย่างเหมาะสม

“หากคิดได้เป็นระบบอย่างนี้ การเลือกเทคโนโลยีมาใช้ ก็จะเลือกได้อย่างตอบโจทย์ ไม่เกิดความซ้ำซ้อน เมื่อเห็นภาพขององค์กรที่เป็นองค์รวมก็สามารถวางแผนการนำใช้เทคโนโลยี จะซื้อหรือจะเช่า ข้อมูลอะไรที่จำเป็น และจะทำให้การใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเกิดความครอบคลุมถึงทุกกระบวนงาน”

Design & Track Worksheet เครื่องมือเพื่อการพัฒนาบุคลากร

เพราะเรื่องของบุคลากรเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญเป็นอย่างยิ่ง คุณศิรนาถจึงแนะนำเครื่องมือ ที่เรียกว่า Design & Track Worksheet (DT Work Sheet) สำหรับการพัฒนาบุคลากร ซึ่งทำให้ผู้ปฏิบัติงานในองค์กรรู้ว่างานของตัวเองมีอะไร ขณะเดียวกันก็รู้ด้วยว่างานที่รับผิดชอบอยู่นั้นเกี่ยวข้องกับใคร “งาน Key Process เป็นอย่างไร สิ่งที่เราส่งมอบมี Output/Outcomes อย่างไร เกี่ยวข้องกับใคร ใช้งบประมาณเท่าไหร่ จะทำให้บุคลากรทราบถึงเนื้องานตัวเองและสิ่งที่จะส่งมอบไปถึงผู้อื่น” คุณศิรนาถกล่าว “เมื่อหน่วยงานเริ่มนำเครื่องมือ Vision Builder, Enterprise Blueprint และ DT Worksheet มาปรับในการทำงาน จึงทำให้ตอบโจทย์ความท้าทายเรื่องคนที่กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อเห็นแล้วว่าองค์กรจะมุ่งไปสู่ทิศทางใด มีทักษะใดที่จำเป็น ก็จะพัฒนาและส่งเสริมบุคลากรให้เป็นไปตามทิศทางนั้น

“ต่อโจทย์ความท้าทายเรื่องงบประมาณ เครื่องมือ Design & Track Worksheet สามารถเป็น Template ในการกรอกของบประมาณ เพราะจะได้รับการเรียบเรียงไว้อย่างเหมาะสมว่ามีวัตถุประสงค์ในการทำอย่างไร เกี่ยวข้องกับใครบ้าง เกี่ยวข้องกับกฎหมายใด ใช้งบประมาณเท่าไหร่ ที่สำคัญในการที่จะดีไซน์เวิร์กชีตได้นั้นต้องผ่านการคิดวิเคราะห์เป็นกระบวนงานผ่านเชื่อมโยงมาแล้ว เพราะฉะนั้นจึงเป็นการเพิ่มโอกาสในการที่จะของบประมาณจากแหล่งงบประมาณต่าง ๆ” คุณศิรนาถสรุปการดำเนินการพัฒนาองค์กรและเครื่องมือผ่าความท้าทาย

สะท้อนกำลังใจสู่ภาคการศึกษายุคดิจิทัลที่มีความผันผวน

ด้วยเป็นเวทีของ Digital University หรือมหาวิทยาลัยดิจิทัล ซึ่งวิทยากรและผู้ฟังส่วนใหญ่อยู่ในภาคส่วนการศึกษา คุณศิรนาถจึงส่งท้ายการพูดคุยว่ามหาวิทยาลัยเปรียบเป็นคลังความรู้หรือคลังสมองของประเทศ “มหาวิทยาลัยนับเป็นองค์กรที่สำคัญมากที่สุดองค์กรหนึ่งที่มีบทบาทในการขับเคลื่อนประเทศเราไปสู่ความมั่นคง มั่งคั่ง ยั่งยืน ตามวิสัยทัศน์ของประเทศ”

คุณศิรนาถกล่าวว่าทราบถึงความท้าทาย ทราบดีว่าผู้บริหารทุกท่านต้องขับเคลื่อนองค์กร ดิ้นรนเพื่อความอยู่รอดขององค์กร และยังต้องเจอเรื่องของการประเมิน มีการแข่งขันในตลาด และยังมีกฎระเบียบอีกมากมายที่คอยบีบรัด “อย่างไรก็ตามขอชื่นชมผู้บริหารทุกท่านที่พยายามนำพาองค์กรไปสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล ขอเป็นกำลังใจให้ทุกท่านมีแรงกายแรงใจที่จะพาองค์กรไปสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล ขอให้ทุกท่านยังคงทำ ทำอยู่ ทำต่อไป

“ส่วนหน่วยงานไหนทำได้ดีขอให้เป็นแบบอย่างให้กับเพื่อน ๆ เป็นพี่เลี้ยงคอยสนับสนุนซึ่งกันและกัน

“ส่วนหน่วยงานไหนที่ยังไม่ได้เริ่มทำ ลองนำเครื่องมือ DMM (Digital Maturity Model) ของสถาบันคลังสมองฯ ไปลองประเมินดูก่อนว่าสามารถทำอะไรได้บ้าง เริ่มทำได้เลย ลงมือทำตามศักยภาพและทรัพยากรที่มี ทำไปเรื่อย ๆ

“สุดท้ายนี้เชื่อเป็นอย่างยิ่งว่าผู้บริหารทุกท่านและที่เราพูดคุยกันในวันนี้ ‘จะไม่สูญเปล่า’ หน่วยงานของทุกท่านก็จะก้าวขึ้นบันไดแห่งการพัฒนานี้ไปอย่างมั่นคง แข็งแรง และสมความภาคภูมิในการเป็นหน่วยงานที่เป็นคลังสมองของประเทศที่สามารถจัดการองค์กรได้อย่างชาญฉลาดในยุคปัญญาประดิษฐ์ และที่สำคัญยังประโยชน์ให้กับประเทศไทยก้าวสู่การเป็นประเทศที่มีความมั่นคง มั่งคั่ง และยั่งยืนได้อย่างแน่นอน”

คุณศิรนาถปิดท้ายการสนทนาด้วยความเชื่อมั่น และมีกำลังใจอย่างมากมายที่ส่งต่อไปสู่คนทำงาน

ชมเสวนาออนไลน์ Digital University : Enabling The Smart Society ในหัวข้อ “การจัดการองค์กรอย่างฉลาดในยุคแห่งปัญญาประดิษฐ์” ได้ที่นี่ https://www.facebook.com/digitaluniversity.thai/videos/839476447898729