ระเบียบวิธีวิจัย กับ 3 เครื่องมือที่แตกต่าง

จากระเบียบวิธีวิจัยที่ล้อไปตามเครื่องมือที่ใช้คือ กรอกข้อมูลวิเคราะห์ตามหมวดของ Vision Builder มาสู่ Enterprise Blueprint จึงวิเคราะห์ตามหมวดของ Enterprise Blueprint และท้ายสุดคือ DT Worksheet ที่นำงานที่ได้มาจาก Enterprise Blueprint มากรอกข้อมูลต่อ “ตัววิเคราะห์สภาพแวดล้อมนี้จะเป็นผู้เชี่ยวชาญภายนอกช่วยดูให้ ทำให้เห็นหลายมุมมอง ส่วนหนึ่งคือขึ้นอยู่กับแบ็กกราวนด์ของกลุ่มตัวอย่างที่เชิญมา ซึ่งเป็นประโยชน์มาก เนื่องจากทุกท่านมองได้กว้างมากกว่าที่ทางมหาวิทยาลัยมองตัวเอง มองภาพกว้างในหลายมิติ และเครื่องมือก็มีประโยชน์มาก เพราะช่วยเช็กความสมดุล เมื่อผู้เชี่ยวชาญกรอกข้อมูลก็จะเห็นข้อมูลว่าตกลงสุดท้ายแล้วสิ่งที่ได้รับการแนะนำมานั้นไปอยู่ในหมวดไหนของ Vision Builder และเราสามารถเช็กได้ว่าถ้าท่านกรอกตรงนี้ แล้วอีกฝั่งหนึ่งที่เป็นลักษณะสมดุลกันนั้นท่านได้แนะนำหรือไม่ จะได้ลักษณะที่สมดุลในทุกหมวดของแบบจำลองให้เราด้วย”

รศ. ดร.วรัญญาอธิบายว่า Vision Builder มีทั้งหมด 6 หมวด ได้แก่ 1) สภาพแวดล้อม สิ่งแวดล้อม 2) ทิศทางโลก ทิศทางประเทศ 3) ความต้องการของตลาดและสภาพเศรษฐกิจ 4) กฎหมายและกฎระเบียบ 5) ทักษะด้านคนที่เราต้องการและเทคโนโลยี และ 6) ตำแหน่ง บทบาท พฤติกรรม และวัฒนธรรมองค์กร

Vision Builder ทำให้นักวิจัยเข้าใจงานมากขึ้นด้วย

“คือ เห็นภาพรวมของมหาวิทยาลัยและบริบทของสังคมกว้างขึ้น ขณะเดียวกันผู้เชี่ยวชาญและผู้บริหารที่ร่วมเป็นกลุ่มตัวอย่างก็เห็นแบบเดียวกันคือ เครื่องมือนี้ดี มีประโยชน์ เพราะเมื่อก่อนบางท่านอาจไม่ได้เห็นทุกมุมมองทุกมิติ แต่เมื่อใช้โมเดลนี้จึงเห็นแบบเดียวกับที่เราเห็นคือ ทุกมุม ทุกมิติต้องบาลานซ์กัน และเมื่อได้ภาพรวมข้างนอกแล้ว จึงได้ภาพรวมข้างใน เห็นโอกาสในการพัฒนา การจะวัดผลการดำเนินงาน การเตรียมคนของ มสธ. รวมถึงพันธมิตรที่ มสธ. ต้องสร้างความร่วมมือ

สำหรับคนใน มสธ. EA มีประโยชน์มาก เพราะทุกคนไม่รู้ว่าตัวเองอยู่ตรงไหนของภาระงานทั้งหมด

“อาทิ ฝ่ายนิติกรจะเน้นแต่เรื่องกฎหมาย กฎระเบียบ แต่เมื่อเริ่มใส่งานลงไปใน Enterprise Blueprint แล้วให้เขาหยิบงานของเขาไปเขียนเป็น DT Worksheet เขาจะต้องเขียนว่าใครคือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง และกระบวนการมีอะไร เขาจึงเริ่มเห็นความเชื่อมโยงว่าเขาไปเกี่ยวข้องกับใคร นอกจากนี้ในการกรอก DT Worksheet เขาต้องบอกด้วยว่าเขาต้องการการสนับสนุนอะไรจากมหาวิทยาลัยบ้าง ตอนแรกเขายังเขียนกันไม่เป็น แต่พอเขาเริ่มได้เขียนเขาก็จะเข้าใจกระบวนการของเขา Output ของเขาคืออะไร Outcome คืออะไร เริ่มเข้าใจงานของเขามากขึ้น บางคนบอกว่าถ้าเขาเห็นงาน เห็น Worksheet เห็นเครื่องมือนี้ก่อนก็ดีเหมือนกัน เขาจะได้นำไปใช้ในการวางงบประมาณของเขาได้ เป็นต้น

งานวิจัยสถาบัน กับการนำใช้ 3 เครื่องมือ คือ Vision Builder, EA และ DT Worksheet ดำเนินการเรื่อยมา บรรดาผู้บริหารและผู้เชี่ยวชาญซึ่งสะดวกในช่วงเวลาที่ต่างกัน มี Floward ในการช่วยกรอกข้อมูล และแสดงข้อมูลไปในหน้ากราฟิก ทำให้ทุกคนเห็นผลการสัมภาษณ์ที่ได้ดำเนินการไปแล้ว สามารถเสริมหรือเพิ่มเติมข้อมูลได้ ในส่วนของบุคลากรหรือเจ้าหน้าที่ที่ไม่สามารถเก็บข้อมูลเป็นรายคน การดำเนินการภายใต้งานวิจัยนี้จึงออกแบบให้ร่วมด้วยช่วยกันกรอกแบบฟอร์มเดียว และได้ผลลัพธ์ที่ดี กล่าวคือ เกิดความกระตือรือร้น รับรู้แล้วว่ามีเครื่องมือเช่นนี้ มีความรู้สึกว่ามีส่วนร่วมกับงานที่ทำ และรู้ว่าจะระบุความต้องการการสนับสนุนจากมหาวิทยาลัยในเรื่องอะไรได้บ้าง เมื่อเป็นโมเดลขึ้นมา ทว่าข้อมูลที่เยอะมาก อาจารย์ดนัยรัฐให้คำแนะนำว่าไม่ควรนับความถี่ ด้วยบางคนอาจจะเขียนเหมือนกัน “สุดท้ายแล้วคล้าย ๆ กับ Content Analysis คือ วิเคราะห์เนื้อหาโดยเอาคีย์เวิร์ดที่ทุกคนพูดตรงกัน กรุ๊ปเป็นประเด็นออกมา บางคำที่ไม่ได้เหมือนตรงเป๊ะ ก็จะดูในบริบทว่าไปเข้าหมวดไหน ซึ่งผลจากการทำ Vision Builder และ Enterprise Blueprint ถือว่าผ่านการวิเคราะห์ของกลุ่มตัวอย่างมาแล้ว เราก็มาวิเคราะห์เนื้อหาและสรุปอีกที”

DT Worksheet เป็นประเด็นที่นำมาสรุปค่อนข้างยากที่สุด

เนื่องจากมีจำนวนเยอะ เพราะฉะนั้นวิธีการสรุปที่อาจารย์ดนัยรัฐแนะนำให้กับทาง มสธ. คือ ใช้ประเด็นตาม Roadmap หรือตามหน้า Dashboard ของซอฟต์แวร์แอปพลิเคชัน Floward ที่มีมิติเรื่องแอปพลิเคชันกับแพลตฟอร์ม มิติเรื่องทักษะ มิติเรื่องงบประมาณ และเรื่องการเสนอทางด้านกฎหมายและกฎระเบียบ “Worksheet ที่สรุปออกมาใน 4 มิติช่วยให้สามารถส่งต่อไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น เรื่องทักษะ จะส่งให้ HR ไปดูแลเรื่องการฝึกอบรมต่อ เรื่องงบประมาณ จะส่งให้ฝ่าย กอง แผนงบประมาณดูแลเรื่องการตัดสินใจ หรือการจัดสรรงบประมาณ หรือเรื่อง PDPA เรื่องกฎระเบียบ จะส่งไปที่ฝ่ายนิติกร ถ้าเรื่องแอปพลิเคชัน แพลตฟอร์ม ก็ส่งต่อไปยังสำนักคอมพิวเตอร์”

DT Worksheet ที่ได้มีมิติที่สามารถสรุปได้มากมาย แต่ข้อจำกัดในครานี้คือ การทำวิจัยที่เกิดขึ้นเป็นแค่ส่วนเล็ก ๆ ไม่ได้เป็นภาพรวมทั้งหมด จึงมีอีกหลายมิติที่ไม่สามารถสรุปได้

ก้าวแรกเล็ก ๆ สู่การขยายผลเพื่ออนาคต

รศ. ดร.วรัญญากล่าวว่างานวิจัยนี้เป็นจุดเริ่มเล็ก ๆ แต่ทำให้เกิดการรับรู้ถึงเครื่องมือเหล่านี้แก่บุคลากร เพราะบางครั้งยุทธศาสตร์หรือนโยบายของมหาวิทยาลัยในระดับสูงกับบุคลากรที่ทำงานอยู่หน้างานเกิดช่องว่าง กล่าวคือ คนทำงานไม่รู้ว่าจะนำไปปฏิบัติอย่างไร และไม่รู้วิธีที่จะปรับปรุงงาน (Improve) ให้ดีขึ้น ฉะนั้นด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เหล่านี้ อาทิ DT Worksheet ที่ลงไปสู่บุคลากรแต่ละคน และทำให้คล้ายกับเป็นการรับปากของบุคลากรว่างานที่เขาเหล่านั้นรับผิดชอบ จะปรับปรุงอะไรในปีงบประมาณนี้ เป็นต้น

ในส่วนของผู้เชี่ยวชาญภายนอก รศ. ดร.วรัญญาเล่าว่าได้รับคำแนะนำในสิ่งที่หลายท่านห่วงใย คือ Digital Mindset คือ การทำความเข้าใจให้องค์กรปรับเปลี่ยนไปสู่ดิจิทัล หรือวัฒนธรรมดิจิทัล “เพราะเทคโนโลยีไม่ใช่ตัวไฮไลต์ แต่ต้องมุ่งเน้นเรื่องวัฒนธรรมองค์กรและความร่วมมือของคนมากกว่า สิ่งสำคัญก็คืองบประมาณต้องมีให้พร้อม ไม่เช่นนั้นจะเดินหน้าไม่ได้

“เครื่องมือทั้งสามทำให้เรามุ่งสู่วุฒิภาวะของตัว Digital Maturity Model ที่ดีขึ้นได้ เพราะเดิมเรามีทั้งที่เป็นไซโล จนถึงงานไซไลเยอะ ๆ ซึ่งเราต้องการปรับไปสู่สถานะที่เป็นมาตรฐาน และมีการ Optimization และไปสู่ที่เป็น Modularity และเครื่องมือทั้งสามนี้เองที่จะช่วยยกระดับตัววุฒิภาวะของงานดิจิทัลของมหาวิทยาลัยได้” รศ. ดร.วรัญญากล่าว “อย่างไรก็ตามเครื่องมือเหล่านี้จะช่วยรักษาสมดุล เช่น โอกาสในการพัฒนาที่ไม่ได้กำหนดตัวชี้วัด จะชี้ประเด็นนี้ให้กับทางผู้บริหารว่าถ้ามหาวิทยาลัยจะกำหนดโอกาสในการขับเคลื่อน แต่ไม่มีการกำหนดตัวชี้วัด ตรงนี้ก็ควรต้องกำหนดขึ้นมา ไม่อย่างนั้นจะเป็นการย้อนแย้ง หรือไปกำหนดตัวชี้วัดกับสิ่งที่ไม่ใช่โอกาสในการขับเคลื่อน เป็นต้น”

เนื่องจากงานวิจัยนี้เป็นก้าวแรก เรื่องข้อเสนอแนะ และอื่น ๆ ยังมีขั้นตอนที่ต้องทำต่อ โดยเฉพาะการนำไปขยาย ทำประชาพิจารณ์ จัดลำดับความสำคัญของงานหรือของโครงการต่าง ๆ “และถ้ามีความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน ซึ่งเกิดขึ้นจริง ๆ ตอนที่ทำ DT Worksheet จะต้องเข้าไปทำประชาพิจารณ์และเชิญผู้เกี่ยวข้องเข้ามาหารือกัน มีการปรับ ทบทวน ฯลฯ” รศ. ดร.วรัญญากล่าว “งานวิจัยนี้สามารถขยายผลต่อเนื่องได้ เช่น เมื่อได้กระบวนการ แต่ละ DT Worksheet แล้ว อาจคัดเลือกบางกลุ่มตัวอย่างที่มีศักยภาพและทำวิจัยต่อ โดยปรับกระบวนการให้เป็นกระบวนการอัตโนมัติหรือเป็น Digital Process มากขึ้น ตอนนี้ที่ทำวิจัยไป ได้นำเสนอโมเดล Digital University ของ มสธ.ให้กับมหาวิยาลัย ซึ่งต้องรอผลจากกรรมการที่อนุมัติ”

รศ. ดร.วรัญญาปิดท้ายว่าทาง มสธ. เองยังไม่ได้ลงทะเบียนร่วมการสำรวจความพร้อมการเปลี่ยนผ่านสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลด้วยการนำใช้เครื่องมือ DMM กับทางสถาบันคลังสมองของชาติ แต่ได้นำเป็นข้อเสนอแนะให้กับมหาวิทยาลัยไว้ว่าหากมีโอกาสอยากให้เข้ามาร่วมกับโครงการ เพื่อประเมินความพร้อมและสำรวจสถานะสำคัญต่อการเดินหน้าสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัลต่อไป