บทบาทของ EA และก้าวต่อไปจาก DMM
ขับเคลื่อนอย่างมียุทธศาสตร์ มีผังองค์กร สามารถ Alignment และ Cross-Check ได้ กับ ผศ. ดร.ก่อพร พันธุ์ยิ้ม
เวทีเสวนาออนไลน์ Digital University: Enabling The Smart Society หัวข้อ “จาก DMM สู่การจัดการมหาวิทยาลัยจากหน้าบ้านถึงหลังบ้าน” ต่อยอดการพูดคุยแลกเปลี่ยนความเห็นจากประเด็นการสำรวจความพร้อมการเปลี่ยนผ่านสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล หรือ Transformation Readiness Towards Digital University ซึ่งเจาะลึกสู่ประเด็นการนำใช้เครื่องมือ DMM หรือ Digital Maturity Model ครานี้ ผศ. ดร.ก่อพร พันธุ์ยิ้ม รองคณบดีฝ่ายบริหารและการคลัง คณะวิศวกรรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล เป็นอีกหนึ่งในผู้ทรงคุณวุฒิ ซึ่งให้เกียรติร่วมแบ่งปันมุมมองและมุมคิดที่สำคัญภายใต้การขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไทยสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล โดยมี Enterprise Architecture และการนำใช้ผลจากเครื่องมือ DMM เป็นเข็มทิศและการเชื่อมโยงบนฐานของความเข้าใจและเป้าหมายที่ตรงกัน
มหาวิทยาลัย = องค์กร
เพราะการขับเคลื่อนมหาวิทยาลัยไทยสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล มหาวิทยาลัยจึงเปรียบได้กับ ‘องค์กร’ องค์กรหนึ่ง เพราะฉะนั้นเมื่อกล่าวถึงองค์กร ผศ. ดร.ก่อพรอธิบายว่าองค์กรประกอบไปด้วยบุคลากรที่หลากหลาย ทั้งหลากหลายความเชี่ยวชาญ หลากหลายความต้องการ และประกอบด้วยกระบวนการต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นกระบวนการหลัก หรือกระบวนการสนับสนุน ซึ่งอาจเป็นลักษณะของบุคลากรเป็นผู้ขับเคลื่อน มีเครื่องมือเข้ามาช่วย มีเครื่องมือที่เป็นเทคโนโลยีต่าง ๆ และระบบไอทีเข้ามาใช้ ผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการอาจเกิดเป็นข้อมูล หรือข้อมูลสำคัญขององค์กรที่อาจต้องส่งต่อไปยังกระบวนการอื่น ๆ เพื่อกระบวนการต่าง ๆ ให้สำเร็จ “ทั้งนี้ กระบวนการต่าง ๆ ซึ่งมีความหลากหลายที่ทำอยู่นั้นต่างทำไปก็เพื่อมีเป้าประสงค์เดียวกัน คือเพื่อให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย หรือบรรลุวิสัยทัศน์ที่องค์กรได้ตั้งไว้”
หากด้วยองค์กรหรือมหาวิทยาลัยต่างพบกับความเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา โดยเฉพาะเมื่อกล่าวถึงบุคลากรคนหนึ่ง ที่ต่างบอกว่าจะต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ขั้นตอนการทำงาน รูปแบบการทำงาน ไปจนถึงเครื่องมือเพื่อช่วยและสนับสนุนการทำงานอยู่ตลอดเวลา
ถามว่าทำไมต้องเปลี่ยนแปลง เพราะองค์กรจะต้องวิ่งตลอดเวลา
“1) องค์กรจะต้องวิ่งตามวิสัยทัศน์ขององค์กร เพราะการที่องค์กรจะขับเคลื่อนไปสู่วิสัยทัศน์ได้ ทุก ๆ องค์กรจะเหมือนกัน คือถ้ายังทำเหมือนเดิมกับที่ทำอยู่ ณ วันนี้ จะไปถึงวิสัยทัศน์ไม่ได้ องค์กรก็จะต้องมีการปรับเปลี่ยนกระบวนการ จัดตั้งกระบวนการในการนำทรัพยากรและเทคโนโลยีต่าง ๆ เข้ามาใช้ มีการจัดทำยุทธศาสตร์ขององค์กรเพื่อที่จะทำให้ยุทธศาสตร์สำเร็จ ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงก็จะเกิดขึ้นตลอดเวลา” ผศ. ดร.ก่อพรอธิบาย “2) องค์กรต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น สมมติไม่อยากเปลี่ยน อยากใช้ยุทธศาสตร์เดิม ๆ ปรากฏว่าก็ต้องรับมือกับการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ที่มาจากปัจจัยภายนอก เช่น เทคโนโลยีใหม่ ๆ กฎหมาย ระเบียบต่าง ๆ ที่เปลี่ยนไป หรือเกิดมี Cyber Attack องค์กรก็ต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ปรับเปลี่ยนกระบวนการ อาจต้องนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้เพื่อป้องกันสิ่งเหล่านี้
“อย่างไรก็ตาม เทคโนโลยีที่นำมาใช้มีการเปลี่ยนแปลง ความไม่เข้ากันของกระบวนการและเทคโนโลยีจะเริ่มเกิดขึ้น ลองนึกภาพว่า องค์กรหนึ่งนำเทคโนโลยีหนึ่งเข้ามาใช้ โยนเข้าไปในองค์กร ย่อมมีเหตุการณ์เปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากมาย กระบวนการเปลี่ยนแปลง เมื่อโยนเทคโนโลยีเข้าไปเรื่อย ๆ จะพบว่าเริ่มเกิดความซ้ำซ้อน เกิดความยุ่งเหยิง เทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วอาจไม่ถูกนำมา Reuse หรือนำมาใช้กับกระบวนการหรือโปรเจกต์ใหม่ที่เกิดขึ้น”
บทบาทของ Enterprise Architecture เพื่อนำมหาวิทยาลัยสู่การเป็นมหาวิทยาลัยดิจิทัล
ผศ. ดร.ก่อพรชวนมองภาพ Enterprise Architecture หรือ EA เป็นบ้าน 1 หลัง พร้อมอธิบายว่าถ้าจะทำอะไรกับบ้านโดยที่ไม่มีแบบแปลนของบ้าน ความเสียหายย่อมเกิดขึ้นได้ “องค์กรก็เหมือนกัน ถ้าองค์กรเดินอย่างมีแบบแผน มีสิ่งที่เรียกว่าแบบแปลนหรือบลูพรินต์อยู่ในมือ จะทำให้การขับเคลื่อนขององค์กร การนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ กระบวนการที่เปลี่ยนแปลงจะสอดคล้องกับแบบแปลนขององค์กร ดังนั้น EA ก็คือการบูรณาการ Business กับ IT ให้เข้ากันอย่างเป็นระบบ เพราะในองค์กรต้องมีกระบวนการและมีเทคโนโลยีไอทีสนับสนุน ทุกวันนี้คิดว่าทุกองค์กรเป็นแบบนี้เหมือนกันหมด
“คีย์สำคัญคือคำว่า ‘Alignment’ คือจะ Alignment ทำให้กระบวนการกับระบบเทคโนโลยีสนับสนุนมีความสอดคล้อง มีความเชื่อมโยงกันอย่างไร นี่พูดถึงแค่กระบวนการกับเทคโนโลยี แต่จริง ๆ แล้วระหว่างกระบวนการกับเทคโนโลยีมี ‘ข้อมูล’ อยู่ตรงกลางด้วย เพราะกระบวนการทำให้เกิดและขับเคลื่อนข้อมูล ขณะที่เทคโนโลยีเป็นตัว Process ข้อมูล เป็นระบบสนับสนุนที่ทำให้ข้อมูลเคลื่อนไป และนำไปใช้จริง”
EA จึงเป็นบลูพรินต์ขององค์กรที่แสดงความเชื่อมโยงระหว่างกระบวนงาน ข้อมูล แอปพลิเคชัน และเทคโนโลยีสนับสนุน (Business, Data, Application, Technology)
ผศ. ดร.ก่อพรอธิบายความเชื่อมโยงว่า EA ก็เหมือนเป็นบลูพรินต์ขององค์กรที่แสดงเลเยอร์ของส่วนประกอบต่าง ๆ ในองค์กร โดย EA แบ่งเป็น 4 เลเยอร์ 1) เลเยอร์บนสุด คือ Business Architecture ที่แสดงกระบวนการต่าง ๆ ขององค์กร แต่ละกระบวนการมีขั้นตอนอย่างไร แต่ละกระบวนการเชื่อมโยงกันอย่างไร กระบวนการไหนทำสำเร็จแล้วส่งต่อให้กับ กระบวนการไหน 2) เลเยอร์ถัดมา คือ Data Architecture เป็นชั้นของข้อมูลที่จะบอกว่าจากกระบวนการต่าง ๆ มีข้อมูลเกิดขึ้นที่ตรงไหน ผลลัพธ์จากกระบวนการทำให้เกิดข้อมูลชุดไหน ข้อมูลมีการเปลี่ยนแปลงอย่างไร ข้อมูลมีการส่งจากจุดไหนไปที่จุดไหน ทำให้เห็นว่าถ้าดูเฉพาะเลเยอร์นี้อย่างเดียวจะเห็นว่าข้อมูลทั้งหมดขององค์กรมีอะไรบ้าง 3 และ 4) เลเยอร์ถัดมา Application Architecture และเลเยอร์สุดท้ายคือ Technology Architecture คือ แอปพลิเคชันและระบบไอทีที่สนับสนุน ทำให้กระบวนการนี้เกิดขึ้น เช่น กระบวนการด้านคลังและพัสดุ ข้อมูลที่เกิดขึ้นจะเป็นเรื่องของงบประมาณที่ตั้งไว้ งบประมาณที่ใช้ไป งบประมาณที่คงเหลือ รายการจัดซื้อต่าง ๆ เป็นต้น ส่วนแอปพลิเคชันกับเทคโนโลยี คือ กระบวนการนี้ถูกดันโดยแอปพลิเคชันอะไร แล้วเทคโนโลยีก็จะบอกว่าแอปพลิเคชันนี้อยู่ที่ไหน อยู่บน Cloud หรืออยู่บน Inhouse Server มีเน็ตเวิร์กที่เชื่อมโยงอย่างไร
แล้ว EA แบบแปลนขององค์กรเกี่ยวเนื่องกับยุทธศาสตร์ขององค์กรอย่างไร
“ในการทำยุทธศาสตร์หรือในการขับเคลื่อนองค์กร สิ่งที่จะได้คือการแตกเป็นโครงการหรือเป็นกิจกรรมต่าง ๆ ซึ่งโครงการหรือกิจกรรมต่าง ๆ นี้อาจเป็นในลักษณะที่มีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ มีการจัดซื้อจัดจ้าง หรือมีการพัฒนาระบบไอทีที่จะมาสนับสนุนกระบวนการต่าง ๆ
“การมีผังองค์กรหรือ EA อยู่ในมือจะทำให้องค์กรสามารถที่จะ Cross-Check ได้ว่าการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ หรือการจัดซื้อจัดจ้างในโปรเจกต์ มีความซ้ำซ้อนกับสิ่งที่องค์กรมีอยู่หรือไม่ หรืออาจทำให้เห็นว่าจริง ๆ แล้วเทคโนโลยีที่นำเข้ามาใช้นี้สามารถตอบรับกระบวนงานได้หลายกระบวนงาน หรือมากกว่า 1 กระบวนงาน หรือมากกว่า 1 โปรเจกต์ ทำให้องค์กรสามารถที่จะใช้งบประมาณได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น”
ไปกันต่อ… เมื่อได้ทำ DMM กันแล้ว
ผศ. ดร.ก่อพรให้ข้อแนะนำเรื่องการทำ EA Alignment ในองค์กร ได้แก่ 1) ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เพราะผู้บริหารระดับสูงเป็นผู้ที่ตัดสินใจในเรื่องทรัพยากรที่จะทำให้ EA เกิดขึ้น “จะทำให้ EA เกิดขึ้นได้ต้องอาศัยความร่วมมือจากทุกหน่วยงานในองค์กรที่จะมาช่วยกันทำบลูพรินต์ เพราะฉะนั้นผู้บริหารระดับสูงจะเริ่มผลักดันได้อย่างไร จะเห็นว่าการทำ Vision Builder เป็น tool หนึ่งที่ทำให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจและเห็นว่ามีหลายปัจัจยที่เกี่ยวเนื่องกับการขับเคลื่อนองค์กร และการนำปัจจัยเหล่านี้มารวมกันให้เป็นระเบียบเป็นสิ่งที่สามารถจะจัดการได้”
2) สร้างความรู้ความเข้าใจเรื่องการจัดทำ EA ให้กับบุคลากรในองค์กร ซึ่งอาจมีเครื่องมือที่ต้องนำมาใช้ จึงต้องมีการอบรมทำความเข้าใจการใช้เครื่องมือต่าง ๆ ไปจนถึงความเชื่อมโยงของเครื่องมือต่าง ๆ “ถอยไปอีกสเตปหนึ่งคือ การนำ tools เหล่านี้เข้ามาใช้ไม่ว่าจะเป็น DT Worksheet (Design & Track Worksheet) หรืออื่น ๆ เป็นสิ่งที่ดีในแง่ของการ cross-check ว่าบุคลากรขององค์กรเข้าใจกระบวนการทำงานของตนเองหรือของหน่วยงานอย่างแท้จริงหรือไม่ ซึ่งจะทำให้เกิด alignment ในหน่วยงานในแง่ที่ว่าบุคลากรทุกคนในหน่วยงานจะเข้าใจตรงกัน เพราะการทำ DT Worksheet เดียวกัน ทุกคนจะเห็นภาพเดียวกัน เมื่อนำ DT Worksheet ของแต่ละหน่วยมาต่อกัน ทุกคนก็จะเห็นภาพเดียวกันว่าจริง ๆ แล้วกระบวนการขององค์กรมีหน้าตาเป็นอย่างไร”
3) Think Big, Start Small กล่าวคือผู้บริหารต้องผลักดันจาก Top-Down และวาดภาพความสำเร็จตอนสุดท้ายขององค์กรเสียก่อน ดังจะเห็นว่า EA เป็นงานที่ไม่ใช่วันเดียวเสร็จ และคนเดียวนั่งทำไม่ได้ ต้องหลายหน่วยงานมาช่วยกัน “แต่เรา Start Small ได้ คือ อาจเริ่มจากหน่วยงานหน่วยงานหนึ่ง หากจัดทั้งองค์กรมานั่งด้วยกัน แล้วมาทำ DT Worksheet อาจจะยากเพราะคนจะเยอะเกินไป จึงอาจจะเริ่มจากแต่ละหน่วยงาน Start Small แล้วค่อย ๆ มาประกอบต่อยอดกันขึ้นมาให้เป็นภาพองค์กร”
4) บทบาทของ EA กับการขับเคลื่อนองค์กร สำหรับมหาวิทยาลัยควรขับเคลื่อนด้วยความสอดคล้องของกระบวนการข้อมูล และเทคโนโลยีสนับสนุน โดยมี EA เป็นเครื่องมือทำให้สิ่งเหล่านี้เกิดขึ้น “ไม่ใช่การที่องค์กรจะต้องมี EA ก่อนถึงจะขับเคลื่อนได้ ที่เน้นย้ำตรงนี้เพราะการขับเคลื่อนขององค์กรนั้นรอไม่ได้ แต่สามารถทำ Enterprise Blueprint คู่ขนานกันไปได้ อีกมุมหนึ่งคือ ถ้าต้องให้ทุกคนเข้าใจเรื่อง EA ก่อน หรือองค์กรต้องมี Enterprise Blueprint ก่อนถึงจะขับเคลื่อนได้ อย่างนั้นจะไม่ทันการณ์ เพราะฉะนั้นต้องวางบทบาทของ EA ให้ถูกต้อง เพื่อที่จะให้องค์กรขับเคลื่อนไปได้”
หน้าบ้าน หลังบ้าน = ภาพเดียวกัน
ผศ. ดร.ก่อพรย้ำว่างงานหน้าบ้านกับงานหลังบ้านต้องทำให้เกิดภาพเดียวกัน โดยการทำให้เกิดภาพเดียวกันได้เร็วที่สุดก็คือ EA Overview Big Picture ซึ่งเป็นสิ่งเดียวกับ Enterprise Blueprint คือ การมองเห็นภาพของกระบวนงานหลัก กระบวนงานสนับสนุนขององค์กร ดังที่ ผศ. ดร.ก่อพรอธิบายถึง EA ที่แบ่งเป็น 4 เลเยอร์ไว้ข้างต้นแล้ว เพื่อทำให้เห็นภาพใหญ่ขององค์กร กระทั่งสามารถทำ Enterprise Blueprint แล้ว จะทำให้เห็น As-Is Architecture ในระดับ Overview คือ มองเห็นแล้วว่าปัจจุบันองค์กรมีอะไร มีเทคโนโลยีอะไร มีกระบวนงานอะไร
“สิ่งที่ต้องไปต่อ และทำได้เลยคือ มีวิสัยทัศน์อยู่แล้ว จึงมาคิดต่อว่าการที่องค์กรจะไปสู่วิสัยทัศน์ได้ สิ่งที่มีอยู่ในกระเป๋าคือ As-Is Architecture นี้ จะต้องทำอย่างไร ซึ่งจะเกิดรายการ หรือเกิดสิ่งที่จะต้องปรับว่ามีอะไรบ้าง ไม่ว่าจะเป็นการปรับกระบวนการ ปรับข้อมูล ปรับแอปพลิเคชัน หรือปรับเทคโนโลยี ทำให้เกิดสิ่งที่เรียกว่า To-Be Architecture หรือ Target Architecture ซึ่งสิ่งที่จะทำให้ As-Is เป็น Target ได้ก็คือ ยุทธศาสตร์ หรือโครงการ หรือกระบวนงานต่าง ๆ ที่จะเกิดขึ้นในองค์กร เพื่อให้ขับเคลื่อนไปสู่วิสัยทัศน์ได้ในที่สุด”